如何做檔案統計？

檔案統計是按照國家檔案統計制度，對檔案工作領域中的各種現象的數量關系進行調查、分析和研究，從而揭示檔案管理的現狀及一般規律。

一、檔案統計工作的內容

目前，我國檔案統計工作分為4個層次的內容：

二、檔案統計工作的意義

(1)檔案統計工作以表冊、數字等形式，揭示檔案和檔案工作有關情況及發展規律，實行定量管理與定性管理相結合，使檔案管理計量化、精確化，對于提高檔案管理水平有重要的作用。

(2)檔案統計可以準確反映各級檔案部門工作的真實狀況，便于更好地了解和掌握檔案事業規模和檔案工作水平，從而對各級檔案部門的工作進行分類指導、監督和檢查。

(3)檔案統計能系統反映檔案的數量、增長速度、館藏檔案的狀況、檔案利用頻率等發展趨勢，以及人力財力的需求量，可以為制定檔案工作方針、政策、檔案事業發展規劃以及檔案的科學管理提供依據。

三、檔案統計的步驟與要求

(一)檔案統計的步驟

檔案統計步驟依次包括：統計調查、統計整理和統計分析。

1.統計調查

統計調查的目的在于獲取大量的原始材料，其基本形式有統計報表和專門調查兩種。

(1)統計報表。統計報表是下級檔案管理機關和檔案館(室)按照統一的規定向上級機關以表的形式定期報送的文件，是檔案統計中最基本、最經常的一種形式。也是檔案統計工作的一項制度。

(2)專門調查。專門調查是根據一定的目的和要求臨時組織起來的調查，是統計報表的一種補充形式。

2.統計整理

統計調查獲得的資料是分散的、大量的、原始的，為了使這些資料系統反映檔案工作情況，必須對它們進行整理，其結果是形成了各種統計表。

3.統計分析

統計分析是對整理出的資料進行分析研究，從中發現和總結具有典型性的經驗教訓，掌握不同時期檔案工作的發展水平，以便進一步提高檔案管理水平。

(二)檔案統計的要求

檔案統計作為獲取反饋信息的手段，要求統計對象恰當，統計數據準確、全面、系統，統計方法和統計指標科學、合理。

1.統計對象恰當

檔案統計的對象應選擇能夠確實反映檔案工作情況的基本方面和關鍵因素，如：館藏檔案數量和質量、檔案建筑與設備、檔案工作機構的數量和狀態、檔案人員的年齡和學歷、檔案事業經費、檔案利用情況，等等。

2.統計數據準確、全面、系統

統計數據的準確性是檔案統計的基本要求，必須實事求是，獲得準確的統計數據。統計資料必須系統、全面，切忌零碎不全。只有從系統的統計資料中，才能總結出檔案工作的規律性。

3.統計方法和統計指標科學、合理

應用科學的統計方法搜集、整理、分析數據和資料，制定規范化的統計報表，規定統一的格式和標準，明確統計的范圍、內容和要求，合理設計統計指標體系。

(三)檔案統計指標

檔案統計指標，是反映檔案及檔案工作現象的數量特征。如全宗數、利用人次、檢索效率。

1.檔案統計指標的種類

根據檔案管理和研究目的的不同，檔案統計指標分成不同的種類：

(1)按統計指標的內容，分為管理狀況指標和利用指標。檔案管理狀況指標包括：館藏量、全宗數、檔案整理狀況、檔案鑒定情況、檔案流動情況(檔案收進、移出數量)等；利用指標包括：利用人次、利用案卷數、利用率、檢全率、檢準率等。

(2)按統計指標的性質，分為數量指標和質量指標。數量指標是反映檔案、檔案工作規模及總體數量多少的統計指標，具有實體計量單位，如檔案人員數、保存檔案數、庫房面積等；質量指標是反映檔案工作現象相對水平或質量的統計指標，如保存和銷毀案卷的比例、年利用率、檢索效率等。

(3)按統計指標的表現形式，分為總量指標、相對指標、平均指標。總量指標是反映檔案及檔案工作總體現象規模的統計指標，以絕對數的形式表現，如案卷數、庫房面積等，反映全國或某一地區、某一部門在一定時期內檔案工作的規模或水平；相對指標是兩個有聯系的總量指標相比較的結果，用相對數(百分比)來表示，如電子文件在館藏中的比例，檔案利用率等；平均指標是按某個數量標志說明總體單位的平均水平，如平均復制量、年平均整理案卷數量等。

2.檔案統計指標體系及設計要求

各種統計指標不是孤立的，而是互有聯系的，如總量指標常與數量指標相一致，質量指標常用相對數、平均數表示。利用統計指標中相對指標、平均指標用得較多，而總量指標又是計算相對指標和平均指標的前提和基礎。若干個互有聯系的統計指標相結合就構成了檔案統計指標體系。用一系列反映檔案工作相互聯系的統計指標體系來揭示檔案管理的整體運動狀況，才能比較真實、全面地反映檔案工作實際情況，使統計資料更為確切可靠。

檔案統計指標的設計要求如下：

(1)要反映我國檔案事業的發展現狀和特點，適應我國檔案管理的原則，統計內容要盡可能全面反映我國檔案工作狀況。

(2)要符合檔案工作本身的性質、特點和運動規律。

(3)要考慮到管理的要求或研究的目的，使統計指標體系具有實用性。

(4)從整體和全局考慮各個檔案統計指標之間的聯系，形成一套多層次、多系統的統計指標群，以便全面描述檔案工作現象和過程的各個方面。

(5)統計指標的選擇要注意統一性和穩定性，注意計量單位和計算方法的科學與統一。