檔案信息是檔案建設之必然

檔案作為人類社會活動的產物，以其記錄信息的原始性、真實性，成為信息大家族的重要成員。我們所處的信息爆炸時代更刺激了社會對檔案信息的強烈利用需求。隨著網絡信息技術的發展，必然要求建立與之相適應的檔案信息開發利用方式，為社會各項事業服務。

一、檔案信息化建設的必要性

1.提升工作效率。信息化的檔案為檔案管理和利用提供 了極大方便。面對浩繁的紙質和實物檔案，檔案管理人員 應對繁重的工作，難免出現疏忽和遺漏。而檔案信息化之 后，許多工作在電腦上就可以輕松完成，記錄信息詳盡且 快捷，大大提高了工作效率。

2. 改善檔案管理。信息化使得檔案管理由封閉轉向開 放，讓檔案管理方式從檔案的保管利用轉變成檔案的信息 化服務管理和采集，進而使檔案資源科學配置，為社會提 供更高效的服務。

3. 方便檢索查詢。實現檔案信息化后，關鍵詞檢索、分 類檢索、年代檢索等查詢方法，可以輕易實現并能即時顯 示檢索結果。

4. 支撐科研活動。進行科學研究需要以科技檔案作為參 考依據。科技檔案的信息化將極大提高科技檔案的利用效 率，進而節省科研時間。

5. 支持管理和決策。檔案信息化還可以綜合分析檔案信息，從而為社會管理和決策提供支撐。

二、檔案信息化建設存在的問題

1. 信息化的檔案管理意識欠缺。信息化的檔案管理指的是通過數字形式來處理檔案信息，同時在網絡協助下對其進行集中化管理。受傳統管理模式與思維慣性影響，相當一部分檔案部門，在信息資源建設與檔案服務上，還是沿襲著傳統的條塊分割、重藏輕用的模式。僅僅關注本部門的檔案信息管理，忽視全社會的信息資源整合。只強調檔案信息網絡設施的投入，卻拿不出特有信息資源參與共享。如果信息化檔案建設的目的，只在于將傳統檔案保管形式轉變為數字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設就沒有實質意義了。

檔案信息資源觀念落后，網絡技術保守。據報道，美國國會圖書館將館藏“大事材料”轉換成便于下載保存的 圖像、文本形式，以滿足社會的多樣化利用需求。反觀我國，網絡檔案服務仍以介紹館獨、查詢目錄為主。雖然國家對檔案信息建設十分重視，但對信息共建共享還缺乏統籌規劃、法律制度保障。不同地區、行業間的檔案信息建設各自為戰，重復建設浪費嚴重，整合起來也是困難重重。

2. 開發標準體系建設失衡。標準化是信息資源共享機制 的命門所在。必須對檔案信息資源的標識、存貯、査詢、 交換、使用、管理等各方面做出統一標準。標準化是信息 化建設的前提與基礎。缺乏統一標準的系統與軟件將嚴重 影響檔案信息資源建設的健康發展。

3. 網絡安全存在隱患。硬件設備、病毒軟件、黑客入侵 是檔案信息化建設的主要安全威脅。硬件設備與操作系統 的安全性是信息化建設的基礎，軟件服務水平是信息化建 設的表現形式，以防火墻技術、各種加密技術為代表的信 息安全技術是信息化建設的保障。不排除安全隱患，檔案 信息安全就無法保障，網絡共享信息資源只能是個夢想。

三、檔案信息化建設方案

1. 提升信息化管理意識。檔案工作者應樹立科學的檔案 服務理念，打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設 過程中的聯系與合作。把建設高質量、特色化、多元化作 為工作目標去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起， 成為造福社會的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設尚處 于探索階段，需要科學規劃、分步實施、循序漸進的過 程，絕不可能一蹴而就。

2. 統一標準規范，發揮整體優勢。標準和規范是實現信 息資源共享的技術前提。通過對各種標準規范的制定和落 實，讓分工協作以及技術應用有統一的依據，確保各項工 作可以緊密聯系，獲得最佳管理效益。檔案信息資源共建 共享機制建設將在信息加工標準、信息記錄標準、信息傳 遞標準、信息檢索標準、信息處理控制標準的制約下，以 統一規范的形式，實現網絡化信息交流與利用。避免出現 各自為政、互不兼容的現象。

3.建設復合型高素質人才隊伍。在現實環境下，檔案信息服務的方法、手段與模式都發生了巨大變化，計算機技術、通訊技術、網絡技術日新月異，并且被廣泛應用于信息采集、組織、加工等環節。這些情況無疑對檔案工作人員的知識水平、業務技能提出了更高要求。客觀上要求每位檔案工作人員要有危機意識、創新意識、競爭意識，不斷提高和更新自己的知識結構以適應時代新需求。根據檔案自身特點，結合傳統檔案工作經驗，依托網絡環境與計算機技術，探索解決檔案信息資源建設的新問題。在實踐中培養、鍛煉、完善隊伍，造就出一批復合型人才，為檔案信息資源建設打好堅實的人才基礎。