公共檔案館建設應引入CIS理念

一、引言

隨著信息化社會的來臨，社會環境和社會經濟發 生巨大變化。傳統檔案館面臨信息化浪潮的挑戰及其 他信息服務機構和專業信息內容服務商(1CP)之間的 競爭。傳統檔案館只有向公共檔案館轉型——真正走 向公眾。服務于社會；真正做到從“政府型”向“社會 型”轉變，突出社會服務功能才能避免被逐漸邊緣化 的危險，才能積極應對挑戰和競爭。贏得未來更廣闊 的發展空間和美好前景。 近年來.關于公共檔案館建設理論研究和實踐成為 檔案界的熱點問題.產生了很多理論成果，在實踐過程 中也取得了一些成績。

筆者認為從傳統的檔案館向公共 檔案館轉型和建設過程中應該引入CIS理念。正確把握 公共檔案館的社會定位、規劃發展戰略、樹立公共檔案館 的品牌、培育和發展公共檔案館文化.全面提高公共檔案 館的核心競爭力：從管理、觀念、形象等方面進行調整和 更新，制定出長遠的發展規劃和戰略，以適應信息化的 發展變化。重新翅造檔案館在公眾心中的社會形象。因 此筆者試圖將CIS的理念引入到公共檔案館建設過程 中，對公共檔案館CIS理念進行闡述，期望能對傳統檔案 館向公共檔案館轉型和建設過程中有所啟示。

二、OIS理念概述

在當今國際市場競爭越來越激烈，企業之間的競 爭已經不僅僅是產品、質量、技術等方面的競爭。企業 欲求生存必須從管理、觀念、形象等方面進行調整和 更新，制定出長遠的發展規劃和戰略，以適應市場環 境的變化。CIS(Corporate Identity System)企業形象設計 識別系統。即將企業經營理念與精神文化傳達給企業 內部與社會大眾.并使其對企業產生一致的認同感或 價值觀.從而達到形成良好的企業形象和促銷產品的 設計系統。

CIs設計系統是上世紀60年代由美國首先 提出.70年代在日本得以廣泛推廣和應用，它是現代 企業走向整體化、形象化和系統管理的一種全新的概 念。完整的CIS形象戰略系統應包含理念識別MI、行 為識別Bl和視覺識別VI三方面組成Ill，一個良好的企業識別系統應有兩個方面的作用：對內能使企業員 工達到統一的創意設計，產生歸屬感和自豪感，進而 激發員工的潛能、提高企業的經營設計公司CIS設計 效益，加強企業自身的競爭意識和競爭能力；CIS對外 能有效地將企業的各種經營資訊傳達給社會包裝設 計公眾，促使其設計認識、識別。成功的CIS能令社會 設計公眾產生認同感，轉而承認和支持企業的存在， 改善企業生存的外部環境。

三、公共檔案館建設引入CIS理念

公共檔案館建設過程中引入CIS理念，就是將公共 檔案館的發展服務理念、榮譽精神文化，通過整體視覺和 行為系統傳達給公共檔案館的內部與與外部相關公眾， 并使其對公共檔案館產生一致的認同感和價值觀，從而 達到形成良好的公共檔案館形象和發展服務的系統。

(一) 理念的統一

公共檔案館理念識別是指能體現公共檔案館特 性的.為促使并保持公共檔案館運作和長遠發展而構 建的，反映整個公共檔案館服務意識的價值體系。它 是由公共檔案館的本質屬性決定的.是推動檔案工作 發展的團體精神和行為規范的反映。從宏觀角度而 言，公共檔案館的根本特征是全方位向社會提供服 務.使館藏檔案資源為全體公民所共享。開放是公共 檔案館的發展之路。

開放帶給公共檔案館的不僅是讓 利用者的需求得到滿足.還有日益廣泛的社會認可， 與社會生活的親密聯系.以及隨之而來的理解支持和 各種資源。同時.開放對公共檔案館的理念和各項業 務工作提出了更高的要求.促使和激發公共檔案館發 出在封閉狀態下不可能出現的活力和生機；親民是公 共檔案館發展之本。公共檔案館要離民眾近些，

近些， 再近些；文化是公共檔案館發展之源，公共檔案館作 為公共文化設施.應以其標志性的文化外觀、獨特的 文化資源、特色文化服務.體現公共檔案館的個性和 魅力；服務是公共檔案館的發展之旨，公共檔案館要 把整個社會和全體公民作為自己的服務對象，調整館 藏，服務民生。努力構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，建立以現代信息 技術為依托的檔案整合管理體系，建立在不同層面利 用者為對象的高效、便捷的公共服務體系。

(二) 行為的統一

公共檔案館行為識別是一種動態的識別形式。是 指公共檔案館在日常管理和服務過程中所有具體執行 行為與操作中的規范化、協調化，以及管理、服務的統 一化。公共檔案館已經明確了理念，同時公共檔案館 CIS的實施和公共檔案館形象的重塑也必須通過對內 對外的一系列活動將其貫徹與體現出來：通過公共檔 案館工作人員的精神面貌、業務素質、提供的產品和服 務等讓社會公眾了解公共檔案館。具體來講：一是指內 部系統。主要包括公共檔案館的環境、工作人員行為的 規范和檔案館的工作。公共檔案館的環境包括檔案館的 辦公環境和閱覽環境等，也包括工作人員的精神風貌和 合作氛圍。行為規范是工作人員共同遵守的行為準則。

行為規范化既表示工作人員行為從不規范到規范的過 程，又表示工作人員行為最終要達到規范化的結果.它 包括的內容有職業道德、禮儀、服飾、語言、對利用者的 服務態度等等。公共檔案館工作是其形象塑造的根本。 沒有公共檔案館的基礎工作.最終提供利用的就是無源 之水。

二是外部系統。主要指公共檔案館提供的產品和 服務以及公關活動等。筆者認為公共檔案館對外服務工 作要做到以下幾點：以滿足社會公眾需求為中心，改善 傳統館藏，增加家庭檔案、社區檔案等民生檔案的建檔、 收集、整理、提供利用等；簡化查檔和閱檔程序，提供人 性化服務；積極向圖書館和博物館等信息機構學習，借 鑒其人性化的服務經驗等；創新服務方式和服務手段， 拓展服務職能。

2008年5月1日《中華人民共和國政府 信息公開條例》已經實施。公共檔案館工作人員應該抓 住機遇，充分發揮其優勢，積極介入到當地政府信息公 開工作中。充分利用開展現行文件利用服務的實踐經 驗，積極拓展檔案館的職能，為公眾提供政府信息服務。 公關活動就是運用各種傳播、溝通的手段去影響公眾的 觀點、態度和行為，爭取公眾的理解和支持。為組織的生 存和發展創造良好的社會環境。公共檔案館應該進一步 增強開放、公關的意識，從“深宮大院”走出來，更好地與 社會公眾溝通、交流，真正地融人社會公眾的生活中。公 共檔案館行為識別系統內容龐雜，它的目的在于通過各 種利用者的認知、識別檔案館的活動和行為，塑造檔案 館動態形象，并與理念、視覺系統相互交融.樹立起公共 檔案館良好的整體形象。

(三) 視覺的統一

據美國實驗室心理學家赤瑞特拉所做的實驗表明：人類大腦從外界獲取的信息有83%來自視覺。1l% 來自聽覺，來自所有其他感覺通道(包括觸覺、動覺、嗅 覺、味覺等通道)的信息不超過6%。可見視覺傳達是人 類獲得信息的主要渠道。因此.在視覺形象上突出公共 檔案館的性質和職能具有更直接的效果。首先公共檔 案館要注意內外環境的營造，力求以良好的服務環境 吸引人。

就內部環境而言，應該做到設施齊全、整潔干 凈、明亮舒適；從外部環境來看，公共檔案館的選址.外 觀建筑設計要從公眾用戶的心理需求出發.力求在應 用、美學上取得令人滿意的效果。其次應該根據公共檔 案館的內在外在因素，設計出一系列寓意深刻、易于識 別和傳播并具有強烈視覺沖力的公共檔案館標志。

公共檔案館標志主要有語言標志、圖像標志和色彩標志。 語言標志就是表現公共檔案館精神和服務宗旨的口 號；圖像標注是指象征公共檔案館特征的館徽、館標 等；色彩標志就是確定一種特定的色彩或是一組色彩 系列作為公共檔案館的標準色彩，把其運用到所有視 覺傳達設計的媒體上來表現公共檔案館的特質。

小結

面臨網絡環境的沖擊、挑戰和來自其他信息服務 機構的激烈競爭，傳統檔案館只有服務于社會公眾， 真正走向公眾，走向“公共”，才是生存之本，也是發展 之路。同時公共檔案館建設也是檔案館形象重塑的契 機。為統一提升檔案館的形象力。使檔案館形象表現 出符合社會價值觀要求的一面，檔案館就必須進行形 象設計和形象管理。導入CIS理念指導公共檔案館的 建設能夠改變檔案館原有的形象面貌.打造公共檔案 館的品牌形象，提升公共檔案館的知名度和美譽度： 能夠創造良好的檔案館發展和服務環境.適應新的發 展需求。作者：曹興華