在高校檔案整理工作中如何靈活運用來源原則

從分析來源原則的演變中得到 啟示，根據現今高校檔案既具備機關、企業檔案 特點，又具有自身明顯特點：來源復雜、種類繁 多、內容龐雜，把舊來源原則中的實體機構虛化 為廣泛的、抽象的、概念的機構，把自由來源原 則、“新來源觀”的思想綜合融入到高校檔案整 理工作中，指導現今高校檔案整理工作的進行， 具體情況具體分析，努力保持文件之間的邏輯、 有機聯系。

高等學校是知識、人才、科技高度密集之 地，高校所有檔案無不浸透著學校廣大干部、教 師、科研人員的心血和汗水，凝結著個人和集體 的勞動和智慧。

高校檔案是學校發展的歷史記 錄，是高等教育工作的重要環節，是國家檔案事 業的重要組成部分。隨著改革開放的深入，高 等學校正面臨著重大變革，在全面改革的歷史 新時期，作為學校基礎性工作重要組成部分的 檔案整理工作，面臨著如何建成一個與我國教 育事業發展更加相適應的門類齊全、結構合理、 管理科學的高等學校檔案整理工作體系的問 題。其中，最基本的問題就是如何根據高校檔 案來源復雜、種類繁多、內容龐雜等特點靈活運 用來源原則指導高校檔案整理工作，從而進一 步完善高校檔案整理工作體系。

一、來源原則當前的發展狀況

來源原則已經走過了一個半世紀的里程。 在這段里程中，來源原則經歷了一系列演變形 式。

自從1910年布魯塞爾大會將來源原則確 定為檔案專業的基本原則起，這一原則就不斷 的得到了發展和完善。特別是到了20世紀，德 國檔案學者布倫內克提出的“自由來源原則” 指出來源思想不止是保持固定的來源，而應把 來源和事由配合成一種相當比例關系，建立一 種兩者之間的綜合體，在這種意義上可以把來 源原則解釋成在來源共同性基礎上的事由共同 性①。

這一原則始終以來源為前提和基礎，來源 原則已經上升為一種“總則”。因此，分析和研究職業應當從職業的構成 和要素開始，離開了對包捂職業活動的主體、職 業活動的客體、職業活動的條件在內的職業構 成要素的分析，檔案職業研究就無從談起。

世紀70年代，蘇聯的全宗理論將全宗視為泛 指和抽象概念，指出某些非同一來源而具有邏 輯聯系的文件集合也可作為全宗的一種表現形 式。。也就是說，“來源”已經發展為為了同一目 的、共同的事由、來自共同的機關而結合成的有 機整體來源，不可拆分。這無疑進一步推動了 來源原則的發展。

到了20世紀90年代，隨著電子文件不斷 地被運用，電子時代來源原則的“重新發現”使 得來源原則進一步被創新。北美“新來源觀”指 出“來源”在這里不僅指文件的形成機關，而且 包括其形成的目的、形成活動、過程、處理程序 和職能范圍等，它不僅僅限于原始文件形成機 關這種實體，而更多地關注變動、臨時、甚至虛 擬機關文件形成者的職能和業務活動這種概念 來源。“新來源觀”的創新集中就體現在對“來 源”概念含義的拓展，它不再局限于把“來源”單 一地理解為直觀、明確、實實在在的文件形成機 關，同時把相對抽象的文件形成過程也視為“來 源”的表現形式④。

這樣“新來源觀”巧妙地將機 關來源拓展為文件形成過程來源。 來源原則從原本的只指一個具體的、實體 的、獨立的機關來源發展到泛指的、有機聯系 的、抽象的、虛擬的機關來源，也就是有實體機 構來源演變為概念機構來源r這種變化適應了 人們因社會活動的豐富和發展使得檔案數量膨 脹、。內容不斷豐富、檔案形成領域也不斷擴大、 檔案門類不斷增多的現狀，有利于指導現行檔 案整理工作。 這些給高校的檔案整理工作許多提示，高 校檔案工作者也應根據高校檔案整理工作的實 際特點靈活運用來源原則。

二、高校檔案整理特點分析 

1.高校檔案來源渠道豐富而寬廣。 隨著高教事業的快速發展，內部的體制改 革，高校新領域檔案不斷涌現，從檔案信息的來 源看，檔案收集渠道變得豐富而寬廣。如浙江 萬里學院改制前學校的檔案信息主要產生于原 來的校級、各系、部門等這些學校職能部門，改 制后學校檔案信息不但擴展到來自主管學校的 19 教育集團、董事會、還有來自外部的如中央電視 臺的《焦點訪談》、《新聞聯播》，有浙江電視臺、 寧波電視臺等節目資料，以及《人民日報》、《光 明日報》、《中國教育報》、《浙江日報》、《寧波日 報》等各級媒體對學校的宣傳報道，有來自學生 社區的，與學校聯合辦學的企業，有國際合作辦 學的外國大學，學生創業公司的，有組織舉行重 大活動的各類臨時機構等④。這樣，高校檔案的 來源變得復雜起來，增加了檔案收集整理的難 度。 

2.高校檔案門類繁多。 高校檔案從總體上可分為文書檔案和專 業、業務性檔案兩大類，文書檔案又可分為黨群 類、行政類等；專業性、業務性檔案則主要分為 教學類、科研類、基建類、會計類等。。從記載方 式看，檔案資源越來越趨向多樣化發展，它不僅 僅以紙質文件為主，還涌現出大量的更有利于 檢索與貯存的數字化、虛擬化的電子文件，有錄 像帶、錄音帶、照片、實物等@。

高校檔案從內容 和形式上看，它既具備機關、企業檔案的特點， 又有自身明顯的特點，特別是專業、業務檔案內 容的表現形式、載體形式多種多樣，增加了檔案 內容鑒定的難度。 3.高校檔案內容龐雜。 當今時代是信息化時代。在高校檔案載體 形式中j不僅是傳統的紙制檔案內容龐雜，而且 隨著計算機大量應用于高校管理，產生了大量 的電子文件，數字化檔案資料也與日俱增，與此 同時，校園網的開通，網上學校的開辦，遠程教 育的發展，以及人世后高等教育面臨的來自國 際上的競爭等等。這些既極大地拓展了檔案的 內容，同時也為檔案資料的收集整理、貯存帶來 了許多新情況和新問題。由于，電子文件對載 體的依賴性、自身可變性、信息量巨大等特點， 使得描述文件的主題內容難度相當大，如果還 使用原始的來源原則來指導高校檔案的整理， 工作就會變得十分困難。

三、具體情況具體分析。靈活運用來源原則

1.用自由來源原則解決高校檔案來源復 雜、收集整理難度大的問題。

隨著高校不斷改革壯大，高校的檔案不再 是單一的學校內部文件，檔案的來源變得復雜、 寬廣。如果仍堅持全部按照舊來源原則根據具 體的獨立的部門來整理檔案，則會出現檔案難 以收集歸類整理的問題。這樣就要求檔案工作 人員除把學校內部文書檔案按照舊來源原則 ——根據發文單位歸為一個全宗外，對于外單 位來文還要把關注的焦點由單個獨立分散的機 關轉為發文的目的，利用自由來源原則的思想， 只要外來文件反映的是同一辦事目的、為同一 事由并且它們之間保持著有機聯系的就不能拆 分，把這些文件來源虛擬為一個機構(問題)來 源，要歸為一個全宗。也就是說，不管外來文件 來自哪個部門，只要它們反映的是招生、教育改 革或者其他目的的就可以歸放在一起。這樣， 就使得高校檔案的“來源”變得簡單化，歸類整 理也簡單易行了。

2.“新來源觀”解決高校檔案門類繁多，檔 案內容鑒定難度大的問題。 高校的專業、業務性檔案都是隨一定的項 目、課題、工程、科研活動而形成的，歸檔文件材 料是一個密不可分的整體，具有明顯的成套性 和系統性。若把這些文件籠統地按照機構來源 歸檔，就會把它們之間的成套性和系統性破 壞。按照“新來源觀”，把相對抽象的文件形成 過程視為“來源”的表現形式。這些文件的歸檔 整理方法應該是檔案分類原則與來源原則在不 同分類層次的體現鋤。我們可以把同一科技課 題、同一項工程項目、同一文件名稱(如會計憑 證、會計賬簿、會計報表等)分別視為一個文件 來源，把它們分別虛擬為一個機構(問題)，即把 它們形成的文件材料分別視為同一機構(問題) 來源的歸檔文件材料。這樣這些文件就可以使 用被概念化了機構(問題)分類法，保護了檔案 的成套性和系統性。

3.“新來源則?解決高校檔案內容龐雜，主 題內容難以描述的問題。 由于電子文件在一些高校中廣泛使用，使 得描述文件的主題內容難度相當大，若仍使用 舊來源原則開展電子文件收集整理工作，那么 檔案整理工作難以開展。同樣，根據電子文件 的特點，其整理與歸檔也要按“新來源觀”的理 論思想進行。首先，電子文件的形成、承辦、運 轉、整理與歸檔等工作，由承辦(業務)部門負 責。目前，很多高校的辦公自動化系統設計時 沒有讓檔案工作者參與，電子文件處于文秘部 門和檔案部門分段管理的狀態@。

然而，檔案人 員并不熟悉電子文件的背景信息，容易造成歸 檔背景信息不全，電子文件不完整甚至失真，因 此，電子文件的承辦人既是電子文件的形成者， 也是電子文件的管理者，要將電子文件的整理 歸檔工作，納入電子文件承辦人的崗位職責，以 確保電子文件的真實、完整、安全和有效性。此 外，我們還要運用“新來源觀”，了解檔案產生的 源頭，重點關注文件的形成目的、形成活動、過 程、處理程序和職能范圍等，把這些虛擬為一個 機構(問題)。

這樣就避免了檔案主題內容難以 描述所產生的收集檔案不完整、失真的問題。 當然，我們在實際檔案整理工作中可能還 會遇到許多十分特殊或者意想不到的情況，這 就需要我們不斷的對來源原則進行學習、研究， 然后就實際情況靈活運用。相信在以后的檔案 整理工作中，來源原則還會一直起著重要的指 導作用，然而要怎樣才能更好的適應檔案整理 工作的變化和發展，這就需要我們對來源原則 進行不斷的拓展了。正如我們國家實行有中國 特我的社會主義一樣，靈活地運用馬克思的社 會主義理論融入到我們國家的實際中，靈活運 用來源原則也是一樣的。