人事檔案庫房建設標準

　　人事檔案庫房建設標準

　　人事檔案庫房建設標準一般包括以下內容：

　　1.建筑設計：人事檔案庫房應符合建筑規范和安全要求，在建筑材料、結構設計等方面要考慮防火、防水、防盜、防潮等因素。

　　2.空調系統：為保持檔案的質量和保存期限，人事檔案庫房應配置完善的空調系統，控制溫度和濕度，保持室內空氣新鮮。

　　3.照明系統：人事檔案庫房應配備充足的照明設施，確保工作場所明亮清晰。

　　4.通風系統：為保證室內空氣質量，人事檔案庫房應設置通風設施，并進行定期檢查和維護。

　　5.消防系統：為預防火災，人事檔案庫房應配置消防設施，包括滅火器、噴淋系統、煙感探測器等。

　　6.安全控制系統：人事檔案庫房應設置門禁系統、攝像監控設備等安全控制設施，保障檔案的安全性。

　　7.檔案柜、架的設置：人事檔案庫房應選擇符合要求的檔案柜、架等存儲設備，保證檔案的安全性和易于管理。

　　8.環境保護：人事檔案庫房應遵循環保原則，采用環保材料和設施，保障員工和檔案的健康環境。

　　9.操作規程：為保證檔案管理工作的順利進行，人事檔案庫房應制定相應的操作規程和管理制度，讓工作更加科學化和規范化。

　　企業新建檔案室,應如何來做?

　　一、對檔案文件資料進行分類

　　比如管理制度、圖紙、標準、人事檔案等。也可根據需要在大類下設置小類，比如圖紙大類下設置電器圖紙、機械圖紙、建筑圖紙等。

　　企業遲早要進行ISO9000的體系認證，其中就有文件管理的內容，因此，在認證之前，在對各類檔案文件資料編號時，都最好按照體系相關要求進行，以免認證時重新編號的麻煩。

　　二、建立檢索系統

　　文件預期較多的話，最好是制作與檔案文件資料對應的檢索卡，以便查閱。至少也要建立檢索目錄，這樣可以提高查閱的效率。

　　三、設置存放地點及相關硬件設施

　　選擇獨立的房間作為資料室，在設置必要的卷柜及書架等，其上固定同文件大類對應的標牌。

　　四、電腦化

　　這包括兩個方面，一是檢索系統的電腦化，一是檔案文件資料的電腦化。

　　這樣做的目的也有兩個，一是提高文件的查閱效率，提高資料的利用率，二是為將來企業的OA建設打下基礎。

　　五、防火防潮設施

　　這個不用多說，相信誰都明白意義在哪。

　　六、制度建設

　　制度主要包括幾類：

　　1、檔案文件資料的歸檔制度。

　　比如合同每年裝訂歸檔，技術文件如圖紙等在項目結束就要歸檔，而且資料室簽字確認歸檔后，管理部門才可視為項目結束。

　　2、資料借閱制度

　　這不僅是指借閱的手續，更重要的是資料的保密級別，比如生產線的員工就不應該有查閱銷售合同的權限。

　　3、文件銷毀的相關規定，比如一些管理文件在失效后，就要及時銷毀，否則占用地方。而且要規定，文件的銷毀決定權歸口單位，還要規定銷毀方式，不能隨手就扔到垃圾箱里，因為那可能會造成泄密。

　　七、專職人員

　　檔案文件資料的管理，是信息管理的重要部分，貴既然能在建立之初就想到這個問題，我相信，貴司的相關領導是很有遠見的。既然如此，對于這項工作的重視就要考慮到專人的問題。

　　要求具備的條件至少有以下幾個：

　　1、具有一定的檔案管理經驗。

　　2、熟悉電腦操作。至少比較熟悉WORD、EXCEL，最好對局域網也有一定了解。

　　3、具有嚴守企業機密的職業道德。當然，上崗之前簽訂保密合同是必須的。

　　檔案庫房檢查包括哪些方面？

　　根據《機關檔案工作業務建設規范》第五章第一節規定，檔案庫房的“八防”要求是：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。根據這些要求，檔案庫房保管應具有如下的控制措施：

　　1、檔案庫房應有防盜措施，一般庫房要加設防盜門窗。

　　2、檔案庫房窗子要配掛窗簾，防止陽光直射庫內；同時庫房照明裝置應以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案知張的破壞。

　　3、濕度較大的庫房應配備去濕機及放置吸潮劑。

　　4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象，庫內嚴禁吸煙，要建立嚴密的防火制度并配備消防滅火器材。

　　檔案庫房類型：

　　1、普通檔案室

　　普通檔案室通常也稱機關檔案室、文書檔案室，它主要負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案。這種檔案在全國數量最多、設置最為普遍。黨政機關、團體、學校等單位的檔案室都屬于這一類。

　　2、科技檔案室

　　科技檔案室是指保管科技檔案（一般也管理科技資料）的專門檔案機構。在工廠、設計院、科學技術研究院等單位一般都設有科技檔案室。科技檔案室主要是為本單位生產和科研服務，同時，在確保國家機密技術信息安全的前提下，也應即時組織科技檔案情報的交流，對外實行有償服務，為技術轉讓提供檔案資料。

　　3、音像檔案室

　　專門管理影片、錄音帶、錄像帶、唱片、照片等特殊載體的檔案室。在電影制片廠、電視制作中心、新聞攝影部門、圖片社、唱片、廣播電臺等部門，一般都設有管理某些或某一種類音像檔案的檔案室。

　　4、人事檔案室

　　機關人事部門設立的專門管理職工的履歷自傳、考核、獎懲、任免、職稱、學位、工資、級別、離休、退休、退職等個人材料的檔案室。由于人事檔案自身的特殊性，一般與其他各類檔案分開管理。

　　5、綜合檔案室

　　指企業事業單位建立的綜合性檔案保管機構，統管本單位形成的各種類型的檔案。綜合檔案室是企事業單位檔案機構設置的一個發展趨勢，它有利于加強本單位檔案工作的統一管理，便于綜合開發和利用檔案信息資源，也符合機構精簡原則。

　　6、聯合檔案室

　　同一地區，特別是在同一市鎮內的一些機關聯合起來設立一個檔案機構，負責保存和管理這些機關形成的檔案，這種機構通常就是聯合檔案室，或稱為檔案服務中心。

　　人事檔案存放的單位是哪里

　　人事檔案存放的單位是哪里

　　在很多時候,我們從大學畢業就會有一份人事檔案跟著我們,記錄我們的所有信息。人事檔案就像我們的影子一樣非常重要。以下是我為大家整理的人事檔案存放的單位是哪里，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　檔案室需要哪些制度

　　檔案室制度有：

　　1、室（庫）內必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達到100%。嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴禁明火，嚴禁非管理人員入內。確因工作需要進入時，要經領導批準，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進出室（庫）隨時關燈、鎖門，

　　2、進檔案室（庫）內查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發現由查閱者負全部責任。

　　3、未經批準，任何人不準將檔案帶出檔案室（庫），更不準私自摘抄、外傳，嚴格遵守保密制度。

　　4、檔案工作人員對所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，發現破損或褪變的檔案要及時采取措施進行修復或復制。

　　5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

　　6、員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

　　7、非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。

　　8、員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。

　　9、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規嚴肅處理。

　　10、重點建設項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。

　　12、因單位、家庭、個人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管領導簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。

　　13、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有效證件，辦理登記手續后，方可查閱。

　　14、查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。

　　15、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規定時間辦理移交手續，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。

　　16、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。