水利監理檔案整理辦法

　　水利監理檔案整理辦法

　　水利工程監理檔案資料管理及實用指南

　　《水利工程監理檔案資料管理及實用指南》根據水利工程建設檔案的需要，以工程施工一線的施工及監理人員為對象編寫而成，全書注重實用性和可操作性。

　　全書共分十章，內容包括：水利工程監理檔案資料概述，水利工程開工前的監理資料，施工過程、合同管理、信息管理、工程結算、資料歸檔、工程實例和法律、法規、規范監理歸檔資料等內容。

　　內容簡介《水利工程監理檔案資料管理及實用指南》可供水利工程檔案工作人員及有關工程技術人員使用，也可作為大中專院校相關專業學生的參考書。

　　水利檔案工作規定

　　第十八條各單位文書或業務部門按照歸檔范圍及時收集應歸檔的文件材料，歸檔文件材料應為原件，應當真實、準確、系統，組件齊全、內容完整。

　　第十九條檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件材料的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　　各門類檔案的整理方法按照有關規范執行。

　　第二十條各單位檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在第二年６月底前向本單位檔案管理部門歸檔，集中管理；歸檔時間有特殊規定的，從其規定。

　　歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續。

　　流域管理機構建立檔案館的，流域管理機構機關應當按照要求向檔案館歸檔、移交，所屬單位應當按照規定定期向檔案館移交檔案。

　　任何部門和人員不得將應歸檔文件材料拒絕歸檔或據為己有。

　　重慶市水利工程建設項目竣工檔案編制辦法

　　《重慶市水利工程建設項目竣工檔案編制辦法》是重慶市發布的文件。

　　為了加強和規范我市水利工程建設項目檔案工作，確保水利工程建設項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

　　第一章總則第一條為了加強和規范我市水利工程建設項目檔案工作，確保水利工程建設項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，更好地為水利建設項目管理、運營和改擴建服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》及《重大建設項目檔案驗收辦法》等有關規定，結合我市實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于市水行政主管部門審批的水利建設項目。

　　第三條執行標準規范：《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦〔2005〕480號）、《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦〔2008〕366號）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28—2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《技術圖復制圖的折疊方法》（GB 10609.3—89）第四條定義和基本術語1．水利工程建設項目文件：是指在水利工程建設項目的準備、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。

　　2．水利工程工程建設項目檔案：是指具有保存價值的水利建設項目文件。

　　3．項目文件歸檔：設計單位、施工單位、監理單位在項目完成時向建設單位移交經過整理的項目文件；建設單位各機構將項目各階段形成并經過整理的文件定期報送建設單位檔案機構。

　　4．項目檔案移交：項目竣工驗收后，建設單位根據合同、協議和規定向業主單位、生產使用單位、項目主管部門及有關檔案管理部門移交有關項目檔案。

　　第五條水利工程建設項目檔案實行統一領導、分級管理的原則。

　　市水行政主管部門、檔案行政管理部門負責對全市水利工程建設項目檔案管理工作進行統籌規劃、監督指導，共同組織項目檔案驗收；區縣（自治縣）水行政主管部門、檔案行政管理部門負責對本行政區域內的水利建設項目檔案管理工作進行監督指導。

　　第六條項目建設單位在項目建設期間應進行項目檔案登記，在項目開工后直至項目正式竣工驗收前每年應填寫《水利建設項目檔案管理情況登記表》，并報送市水行政主管部門備案。

　　第二章水利工程建設項目檔案工作職責第七條水利建設項目檔案是水利工程建設的重要組成部分，建設單位要對水利建設項目檔案工作負總責。

　　建設單位應當設立檔案機構，配備專職檔案人員，建立健全檔案工作制度，落實檔案工作經費，確保項目檔案工作的順利開展。

　　第八條建設單位檔案機構的主要職責包括：貫徹有關水利建設項目檔案工作的法律法規、標準規范；對建設單位各機構和設計單位、監理單位、施工單位等項目文件收集、整理和歸檔工作進行監督、檢查和指導；開展項目檔案的收集、整理、保管和利用等工作；按規定向上級主管部門或綜合檔案館移交項目檔案。

　　第九條勘察設計單位、監理單位、施工單位等負責各自職責范圍或合同規定的項目文件的收集、整理、保管和利用工作，并按照規定向建設單位歸檔項目文件。

　　第十條監理單位還負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況。

　　第三章水利工程建設項目檔案控制措施第十一條納入責任制建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等應當把項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入有關領導的責任制和相關人員的崗位責任制，建立完善相應的檢查、控制及考核措施。

　　第十二條納入建設程序建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等應當把項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理。

　　布置水利建設項目工作時，要對項目文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；檢查水利建設項目進度與施工質量時，要同時檢查項目文件的收集、整理情況；評審、驗收水利建設項目成果時，要同時審查、驗收項目文件的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。

　　第十三條納入合同建設單位要將水利建設項目文件歸檔工作納入項目建設與管理的各項合同之中。

　　在簽訂設計、施工及監理等合同、協議時，應當設立專門條款，明確規定項目文件歸檔的套數、時間，以及對應歸檔項目文件的整理、歸檔責任。

　　第十四條納入質量保證金約束范圍建設單位要將水利建設項目檔案工作作為工程質量保證金約束內容之一。

　　水利建設項目檔案驗收合格后，由建設單位出具竣工檔案驗收合格證明，施工單位憑此證明方可領取工程質量保證金。

　　施工單位或監理單位如有違約，項目文件未按要求整理歸檔或驗收不合格的，建設單位可扣押工程質量保證金中的有關費用。

　　進行合同工程款結算時，必須持有建設單位檔案機構簽署的單位工程竣工檔案移交證明，否則建設單位可不予結算。

　　第四章項目文件收集編制第十五條建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等應按照各自的分工，參照《重慶市水利建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》（見附件2）并結合工程實際進行文件材料的收集工作。

　　第十六條項目文件編制要求1．字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續完備。

　　2．需歸檔保存的文件不得采用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。

　　3．復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。

　　4．錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

　　5．長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

　　6．凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件。

　　7．對不需要填寫的空白欄要劃杠或加蓋“以下空白”章。

　　第十七條竣工圖編制要求1．竣工圖必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字蓋章手續完備，真實反映建設項目竣工驗收時的實際情況。

　　建設單位負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。

　　施工單位以單位工程或專業為單位編制竣工圖。

　　2．竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”或“竣工圖確認章”（見附件3），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。

　　“竣工圖章”或者“竣工圖確認章”蓋在竣工圖圖標上方空白處，如無空白處則蓋在竣工圖圖標背面。

　　3．每套竣工圖應附竣工圖編制說明、圖紙目錄和編制竣工圖修改依據一覽表。

　　竣工圖編制說明包括編制原則、依據、更改方法和編號形式等；編制竣工圖修改依據一覽表（見附件4）內容包括填寫竣工圖的圖號、修改內容、修改原因、修改依據以及提供修改單位等。

　　4．按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”。

　　5．一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署“竣工圖章”。

　　6．凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖。

　　重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。

　　監理單位應在圖標上方加蓋并簽署“竣工圖確認章”。

　　7．竣工圖的更改方法7.1．文字、數字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。

　　7.2．利用施工圖更改，應在更改處注明更改依據文件的名稱、日期、編號和條款號。

　　7.3．無法在圖紙上表達清楚的，應在標題欄上方或左邊用文字說明。

　　7.4．圖上各種引出說明應與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條。

　　7.5．有關施工技術要求或材料明細表等有文字更改的，應在修改變更處進行杠改，當更改內容較多時，可采用注記說明。

　　7.6．新增加的文字說明，應在其涉及的竣工圖上作相應的添加和變更。

　　7.7．竣工圖圖幅應按GB/T 10609.3要求統一折疊。

　　第五章項目文件整理第十八條紙質文件整理。

　　建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。

　　第十九條項目文件的組卷、排列1．組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。

　　2．案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。

　　3．卷內文件一般文字在前、圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　4．建設單位的文件按建設程序、工作階段（任務）組卷，按問題、時間或重要程度排列。

　　5．施工文件按按合同工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷，按管理、依據、土建、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。

　　6．竣工圖按合同工程、單位工程組卷，按專業、圖號排列。

　　7．設備儀器安裝文件按專業、臺（套）組卷，按開箱驗收、安裝調試、試運行排列。

　　8．管理性文件按合同工程、問題組卷，按事由、時間或重要程度排列。

　　9．設計變更文件、工程更改洽商單按合同工程、單位工程組卷，按文種、時間排列。

　　10．原材料試驗文件按合同工程、單位工程組卷，按品種、批次排列。

　　11．監理單位的監理文件按文種、單位工程、專業組卷，按問題、時間或重要程度排列。

　　第二十條案卷編目1．卷內文件頁號的編寫卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號。

　　頁號編寫位置，單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。

　　各卷之間不連續編頁號。

　　2．卷內目錄的編制卷內目錄包括的內容如下：序號，應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序，一個文件一個號。

　　文件編號，應填寫文件文號或圖樣的圖號，或設備、項目代號。

　　責任者，應填寫文件形成部門或主要責任者。

　　文件題名，應填寫文件標題全稱。

　　日期，應填寫文件形成日期。

　　頁號，應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號。

　　備注（需要時填寫）。

　　3．案卷封面和脊背的編制案卷封面可采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式，主要內容如下：案卷題名，應簡明、準確揭示卷內文件的內容。

　　主要包括項目名稱、代字、代號及結構、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱應與批準的原立項、設計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文。

　　立卷單位，應填寫文件組卷部門或項目負責部門。

　　起止日期，應填寫卷內文件形成的起止日期。

　　保管期限，應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。

　　密級，應依據保密規定填寫卷內文件的最高密級。

　　檔號，應依據建設單位提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的分類號、項目代號和案卷流水號。

　　案卷脊背應填寫保管期限、檔號和案卷題名。

　　案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫，移交后由接收單位統一正式填寫。

　　4．卷內備考表的編制卷內備考表要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體文件的數量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間等。

　　示例：文字材料20件，100頁，照片10張，附圖1張。

　　卷內備考表排列在卷內文件之后。

　　互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明其載體形式。

　　第二十一條案卷裝訂要求1．文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項目應統一。

　　2．案卷內不應有金屬物。

　　3．單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。

　　檔號章內容有：檔號、序號。

　　4．外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。

　　第二十二條卷皮、卷內表格規格及制成材料1．卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。

　　其外表規格為310mm×220mm，厚度分別為10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，用牛皮紙板雙裱壓制。

　　2．案卷內封面、卷內目錄、備考表的尺寸297mm×2l0mm。

　　3．卷盒和卷內表格印刷應清晰端正。

　　第二十三條照片整理1．聲像材料整理時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

　　2．施工單位歸檔的照片要反映同一工程、部位施工前的原貌、施工重要過程（包括搶險、事故處理等）、竣工形象這三個階段的情況。

　　以一個合同段為一冊，每冊要有總說明，總說明應介紹本冊照片所反映的基本情況，如工程、專業的施工、搶險或事故處理的背景說明，以及本冊照片的數量等，單張照片的說明應反映本張照片的部位、場所或其他相關內容等。

　　3．監理單位歸檔的照片要反映主持召開的會議（例會、中間驗收、事故分析等）和巡視、旁站、抽檢等工作場面，并按要求編寫總說明和單張照片的說明。

　　第二十四條（四）光盤整理1．施工單位歸檔的光盤內容包括：應移交的檔案案卷目錄、卷內目錄、照片、竣工圖、大事記、檔案整理說明等。

　　2．監理單位歸檔的光盤內容包括：應移交的檔案案卷目錄、卷內目錄、照片、大事記、檔案整理說明、項目檔案審核報告。

　　第六章項目文件歸檔第二十五條歸檔套數1．項目法人與運行管理單位應各保存一套較完整的項目檔案。

　　當二者為一個單位時，應異地保存一套。

　　2．工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位應保存與其管理范圍有關的項目檔案。

　　3．當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件。

　　第二十六條歸檔時間設計單位、施工單位、監理單位等應在單位工程或單項工程完工后向建設單位歸檔項目文件，也可在主體工程全部完工后向建設單位歸檔項目文件。

　　第二十七條歸檔要求1．施工單位應編制項目文件整理說明。

　　項目文件整理說明內容包括合同涉及的工程、專業與形成的文件內容范圍，文件的分類、排列方法，整理好的檔案大類及套數和數量等。

　　項目文件整理說明隨項目文件一并向建設單位歸檔。

　　2．監理單位應編制項目文件審核報告。

　　項目文件審核報告內容包括監理的工程、專業范圍，施工單位的檔案管理狀況，審核把關涉及的范圍以及發現的問題與整改情況，對施工單位在建設過程中形成文件的齊全、準確、成套性和檔案整理的系統、規范性的總體評估意見等。

　　項目文件審核報告經建設單位確認后隨項目文件一并向建設單位歸檔。

　　第二十八條歸檔手續設計單位、施工單位、監理單位等向建設單位歸檔項目文件時，須填寫工程檔案交接單（見附件5）。

　　交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。

　　第七章項目檔案驗收第二十九條項目檔案驗收是項目竣工驗收的組成部份，項目檔案未經驗收或驗收不合格，工程項目不得進行竣工驗收。

　　第三十條項目檔案驗收依據《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》（見附件6，以下簡稱《評分標準》）對項目檔案管理及檔案質量進行量化賦分，滿分為100分。

　　驗收結果分為3個等級：總分達到或超過90分的，為優良；達到70—89.9分的，為合格；達不到70分或“應歸檔文件材料質量與移交歸檔”項達不到60分的，均為不合格。

　　凡是項目檔案驗收結果達不到優良的，工程不能評定為優良工程。

　　第三十一條申請項目檔案驗收應具備以下條件：項目主體工程、輔助工程和公用設施，已按批準的設計文件要求建成，各項指標已達到設計能力并滿足一定運行條件。

　　建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等已基本完成應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔工作。

　　監理單位對本單位和主要施工單位歸檔的項目文件的整理情況與內在質量進行了審核，認為已達到驗收標準，并提交了專項審核報告。

　　建設單位基本實現了對項目檔案的集中統一管理，且按要求完成了自檢工作，并達到《評分標準》規定的合格以上分數。

　　第三十二條建設單位在確認已達到規定的檔案驗收條件后，應在工程計劃竣工驗收的3個月前，由項目所在區縣水行政部門向市水行政主管部門提出檔案驗收申請。

　　水投集團直管項目可直接向市水行政主管部門提出檔案驗收申請。

　　第三十三條檔案驗收申請應包括建設單位開展檔案自檢工作的情況說明、自檢得分數、自檢結論等內容，并將建設單位的項目檔案自檢工作報告和監理單位的專項審核報告附后。

　　第三十四條項目檔案自檢工作報告的主要內容：項目概況，項目檔案管理情況，文件材料收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖編制與整理情況，檔案自檢工作的組織情況，對自檢或以往階段驗收發現問題的整改情況，按《評分標準》自檢得分與扣分情況，仍存在的問題，對項目檔案完整、準確、系統性的自我評價。

　　第三十五條專項審核報告的主要內容：監理單位履行審核責任的組織情況，對設計、施工和監理單位歸檔的項目文件審核、把關情況，審核檔案的范圍、數量，審核中發現的主要問題與整改情況，對項目文件內容與整理質量的綜合評價，仍存在的問題，審核結果等內容。

　　第三十六條水利工程建設項目檔案驗收組成員包括市水行政主管部門、市檔案行政管理部門及有關流域機構等的代表。

　　必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員。

　　第三十七條項目檔案驗收會議主要議程：驗收組組長宣布驗收會議文件及驗收組組成人員名單；建設單位匯報項目概況和檔案管理與自檢情況；監理單位匯報項目檔案審核情況；驗收組對匯報有關情況提出質詢，并察看工程建設現場；驗收組檢查項目檔案管理情況，并按比例抽查已歸檔文件材料；驗收組結合檢查情況按驗收標準逐項賦分，并進行綜合評議，討論、形成檔案驗收意見；驗收組與建設交換意見，通報驗收情況；驗收組組長宣讀驗收意見。

　　第三十八條項目檔案驗收意見應包括的內容：驗收會議的依據、時間、地點及驗收組組成情況，工程概況，驗收工作的步驟、方法與內容簡述；檔案工作基本情況，項目檔案工作管理體制與管理狀況；文件材料的收集、整理質量，竣工圖的編制質量與整理情況，已歸檔文件材料的種類與數量；項目檔案的完整、準確、系統性評價；存在問題及整改要求；得分情況及驗收結論。

　　附件：檔案驗收組成員簽字表。

　　第三十九條對檔案驗收意見中提出的問題和整改要求，建設單位應在工程竣工驗收前完成相關整改工作，并在提出竣工驗收申請時，將整改情況一并報送竣工驗收主持單位。

　　第四十條未通過檔案驗收的，建設單位應在完成相關整改工作后重新申請驗收。

　　第八章項目檔案整理全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織。

　　第四十一條制定項目檔案分類編號體系根據水利工程建設項目檔案分類編號規則以及項目實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系。

　　小型項目直接按項目、結構或專業分類；大中型項目按工程或專業分類，下設屬類。

　　第四十二條編制檔號依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號。

　　生產使用單位要按照企業檔案統一進行分類和編號的。

　　建設單位或責成設計、施工及監理單位用鉛筆臨時填寫檔號。

　　第四十三條編制案卷目錄建設單位對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

　　第九章項目檔案移交第四十四條重要的水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，建設單位應負責按規定向上級主管部門或綜合檔案館移交一套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收的相關文件材料。

　　第四十五條建設單位向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。

　　第十章附則第四十六條本辦法自發布之日施行。

　　第四十七條本辦法由重慶市水利局、重慶市檔案局負責解釋。