監理檔案管理方案及措施

　　監理檔案管理方案及措施

　　監理檔案管理方案及措施，并在檔案管理中提出建議。

　　一、監理檔案管理方案

　　1、確定檔案管理負責人：監理檔案管理工作的負責人應用監理部門的主管來確定；

　　2、建立檔案管理制度：根據監理檔案管理的需要，制定檔案管理的制度，明確檔案管理的職責，指定檔案管理的責任人；

　　3、確定檔案室位置：檔案室應當安全、安靜、易于管理，并且應當有足夠的儲存空間；

　　4、建立檔案管理系統：按照檔案管理的制度，建立檔案管理的系統，形成檔案管理的程序；

　　5、定期檢查檔案：定期檢查檔案的狀態，確保檔案的完整性，并及時修復損壞的檔案；

　　6、定期備份檔案：定期備份檔案，確保檔案的安全性。

　　二、監理檔案管理措施

　　1、建立檔案管理制度：根據監理檔案管理的需要，制定檔案管理的制度，明確檔案管理的職責，指定檔案管理的責任人；

　　2、建立檔案管理系統：按照檔案管理的制度，建立檔案管理的系統，形成檔案管理的程序；

　　3、定期檢查檔案：定期檢查檔案的狀態，確保檔案的完整性，并及時修復損壞的檔案；

　　4、定期備份檔案：定期備份檔案，確保檔案的安全性；

　　5、制定檔案存放規定：明確檔案存放的位置，規定檔案的存放期限，以及檔案的存放順序；

　　6、建立檔案訪問系統：建立檔案訪問系統，確保檔案的安全性，并記錄檔案的訪問情況；

　　7、建立檔案歸檔系統：建立檔案歸檔系統，使檔案的歸檔更加有序，方便檔案的查找和使用。

　　建議：

　　1、建立完善的檔案管理制度，并嚴格執行；

　　2、建立檔案管理系統，形成檔案管理的程序；

　　3、定期檢查檔案，確保檔案的完整性；

　　4、定期備份檔案，確保檔案的安全性；

　　5、建立檔案訪問系統，記錄檔案的訪問情況；

　　6、建立檔案歸檔系統，使檔案的歸檔更加有序；

　　7、定期清理檔案，及時清理過期檔案；

　　8、建立檔案目錄，方便檔案的查找和使用。

　　如何做好監理文件檔案檔案管理各環節工作

　　監理過程實質上是信息檔案管理的過程，監理工作的主要方法是控制，控制的基礎是信息。監理檔案管理是建設工程信息管理的重要工作，是監理工程師依據工程項目目標實施質量、進度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協調以及安全文明施工監督的基礎性工作，是“三控制、兩管理、一協調”中的重要內容之一。隨著改革的不斷深入，信息檔案管理的作用顯得越來越重要。管好用好監理信息，能夠促進監理工作的開展，對搞好監理工作具有極大的推動作用。因此在項目監理機構中一般都配備專人(專職或兼職)負責監理檔案管理工作。下面根據本人在參與工程項目監理檔案管理的實踐，談談個人的認識。

　　一、監理信息管理的目的及內容

　　信息管理是指在工程建設過程中，監理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應的信息，更好地指導工程建設。信息管理的內容包括文件、檔案、監理報表及計算機輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設過程中，上級有關部門的文件、工程前期有關文件、設計變更及工程內部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據其特征、相互聯系和保存價值等分類整理，根據文件的作者、內容、時間和形成的自然規律等特征組卷。監理報表信息主要有開工報表、監理工程師檢查記錄表、監理工程師通知單、質量管理用報表、計量與支付用報表及工程進度用表。這些表格是監理工程師常用報表，反映了監理工作的開展及工程進展情況，是監理工程師進行決策的重要依據。

　　二、監理信息檔案的特點

　　1.監理信息來源的廣泛性。監理信息檔案來自于業主單位、承建單位以及建立組織內部的各個部門；來自設計、招標、實施等各個階段的各個單位乃至各個專業；來自質量控制、投資控制、進度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準確、不及時，必然影響到監理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監理信息檔案牽涉面廣、協作關系復雜，使得監理工作涉及大量的信息。監理工程師不僅要了解國家及地方有關的政策、法規、技術標準規范，而且要掌握工程建設各個方面的信息。既要掌握計劃的信息，又要掌握實際進度的信息，還要對他們進行對比分析。

　　3.動態性強。監理信息檔案管理的過程是一個動態的過程，監理工程師實施的控制也是動態控制，因而大量的監理信息都是動態的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業主委托的范圍不一樣，監理信息也不一樣。工程實施過程中，會產生很多信息，但并非都是監理信息，只有那些與監理工作有關的信息才是監理信息。不同的工程項目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監理組織和監理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統性。監理信息檔案是在一定的時間和空間范圍內形成的，與監理活動密切相關。而且，監理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續的閉合環路，具有明顯的系統性。

　　三、監理信息檔案管理的重要性

　　1.監理信息檔案是工程建設過程的記錄，是監理在工作中可查詢的文字依據，是對工程評估驗收的依據。

　　項目建設在整個實施過程中，每天都發生各種各樣的情況。在監理工作中，大量監理記錄包括質量記錄、工程計量、工程款等滲透到監理工作的各個方面，及時將這些監理信息進行收集、整理，形成文字的檔案是監理工程師進行目標控制的基礎和客觀依據。監理工程師充分利用監理檔案解決矛盾，處理糾紛，協調各種關系，促使目標的實現。

　　監理信息的收集就是將監理工作中發生的原始數據收集起來，是重要的基礎工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準確。檔案的整理是將收集到的原始數據、檔案經過科學、系統的整理、歸檔，進行必要的統計分析，形成文字的檔案，并根據監理工程師的需要及時提供。監理工程師就可依據這些檔案迅速地作出判斷，解決工程實施中的問題。

　　實踐證明凡經過科學、系統整理提供給監理工程師的信息檔案就能較好的對問題作出準確的判判；相反，提供給監理工程師的檔案雜亂、零散，監理工程師就難以對問題作出準確的判斷，更談不上作出準確的決判。

　　合同管理是貫穿監理工作始終的一項中心任務，在工程實施的過程中或工程完工后，往往會出現一些爭議的問題。如經業主同意補簽的工程計量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據不足，此時監理根據平日在監理日志或監理檢測記錄、監理通知、監理旁站記錄等記載可以較準確的提供依據，作出合理的審核結果。

　　同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監理檔案作出較全面準確的評價。當然，監理最終的質量評估報告的結論意見，一是依據施工單位自檢結果和監理抽檢結果，二是通過專業檢測，試驗單位提供的檢測數據，三是對施工過程控制的評價。其中一、三都是依據監理檔案提供數據、文字的記載得出的結論。

　　工程施工監理檔案管理流程

　　監理檔案的管理應由總監理工程師負責，并指定專人具體實施。那么我為大家分享整理的工程施工監理檔案管理流程，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一.監理檔案的管理

　　1.監理檔案必須及時整理、真實完整、分類有序。

　　2.監理檔案的管理應由總監理工程師負責，并指定專人具體實施。

　　3.監理檔案應在各階段監理工作結束后及時整理歸檔。

　　4.監理檔案的編制及保存應按有關規定執行。

　　二.監理檔案的范圍

　　建設工程基本檔案和具有監理人員簽字及蓋章的技術與管理文件，項目監理機構一般都必須收集存檔備查。

　　三.監理檔案的內容

　　1.根據《建設工程監理規范》的規定，施工階段監理檔案應包括以下內容：

　　(1).施工合同文件及委托監理合同;

　　(2).勘察設計文件;

　　(3).監理規劃;

　　(4).監理實施細則;

　　(5).分包單位資格報審表JL-A003(附相應證明文);

　　(6).設計交底與圖紙會審會議紀要;

　　(7).施工組織設計(方案)報審表;

　　(8).工程開工報審、復工報審及工程暫停令;

　　(9).主要施工機械設備報審檔案;

　　(10).測量核驗檔案;

　　(11).建筑材料、構配件、主要工程設備選型的報審表JL-A006、JL-A008、JL-A007(附相應的證明文件);

　　(12).檢查試驗檔案;

　　(13).工程變更檔案;

　　(14).隱蔽、檢驗批驗收記錄SG-013、SG-T×××;

　　(15).工程進度計劃;

　　(16).工程計量單和工程款支付證書;

　　(17).監理工程師通知;

　　(18).監理工程聯系單、監理備忘錄JL-B002、專題報告JL-B005;

　　(19).會議紀要;

　　(20).來往函件;

　　(21).監理日志;

　　(22).監理月報;

　　(23).質量缺陷和質量事故的處理文件;

　　監理檔案管理方案及措施

　　(24).分項工程質量驗收記錄SG-024、分部工程質量驗收記錄SG-023、SG-026、SG-027、子分部工程質量驗收記錄SG-022;

　　(25).索賠文件檔案;

　　(26).竣工結算審核意見書;

　　(27).工程項目施工階段質量評估報告等專題報告;

　　(28).監理工作總結。

　　2.根據《建設工程文件歸檔整理規范》和國家有關規定要求，項目監理機構還應將以下檔案歸檔：

　　(1)工程項目監理招標投標文件檔案;

　　(2)項目監理機構的組織形式、人員構成、總監理工程師的書面任命檔案、總監理工程師及專業監理工程師調整的書面通知檔案;

　　(3)項目監理機構對工程材料的見證檢驗檔案;

　　(4)旁站監理記錄;

　　(5)建設單位按委托監理合同約定提供的辦公、交通、通訊、生活設施、常規檢測設備和工具的清單及完成監理工作后的移交清單檔案。

　　3.特殊工程應根據建設單位的保密要求，按約定檔案歸檔。

　　四.監理檔案的立卷

　　項目監理機構應將監理檔案一般按單位工程及施工時間順序分類、編目、立卷、歸檔。案卷裝具采用統一無酸紙卷盒(盒內應有檔案目錄)。監理檔案按以下要求進行分類、分冊(原則上按單位工程組卷，根據工程實際適當合并)：

　　1.第一冊《建設工程項目基本檔案》

　　(1).委托監理合同;

　　(2).施工合同(含各類合同，如分包合同、供貨合同等);

　　(3).建設工程監理報審表;

　　(4).施工許可證;

　　(5).項目監理機構組織形式、人員構成、總監理工程師的書面任命材料及人員變更檔案;

　　(6).勘察設計文件(照片);(備注：應注明蓋檔案章有效或無效);

　　(7).設計交底及圖紙會審會議紀要;

　　(8).設計監理審核報告;

　　(9).工程開工報審表JL-A001(附單位工程開工報告GS-002，報告內要求的附件完整、施工現場質量管理審查記錄表JL-A014);

　　(10).工程暫停令JL-B001;

　　(11).復工報審表JL-A009;

　　(12).施工組織設計(方案)報審表JL-A002;

　　(13).監理招投標文件;

　　(14).施工招投標文件;

　　(15).工程洽商文件;

　　(16).四川省建設工程項目監理機構工作考評手冊。

　　2.第二冊《項目監理機構工作檔案》

　　(1).監理規劃;

　　(2).監理實施細則;

　　(3).建設監理工作月報表JL-C002;

　　(4).監理工作總結(專題、階段和竣工總結);

　　(5).施工監理日志JL-C004;

　　(6).旁站監理記錄表JL-C003;

　　監理檔案管理方案及措施

　　(7).監理備忘錄JL-B002;

　　(8).監理工程師通知單JL-B003;

　　(9).會議紀錄JL-B004及來往函件;

　　(10).專題報告JL-B005;

　　(11).監理臺賬(含監理設施配備臺帳、監理技術檔案配備臺帳);

　　(12).收、發文登記表;

　　(13).工程檔案的照片及聲像檔案;

　　(14).監理工作聯系單;

　　(15).有關工程協調檔案;

　　(16).其它監理檔案(含工程質量保修期的監理檔案)。

　　3.第三冊《安全檔案》

　　(1)企業資質、安全生產許可證、安全施工組織設計(方案)、專項施工方案、安全技術措施、施工企業應急救援預案;

　　(2)安全文明施工監理實施細則(含監理機構及施工企業主要負責人、項目經理、安全生產管理人員、特種作業人員和普工持證上崗制度);

　　(3)對重大危險源施工方案的專家評審意見表(重大危險源包括基坑支護與降水工程、土方開挖工程、模板工程、起重設備安裝、爆破及拆除作業、高空作業等);

　　(4)安全監理指令文件(監理工程師通知單、工程暫停令……);

　　(5)安全專題及會議紀要;

　　(6)安全檢查記錄;

　　(7)安全周、月報;

　　(8)安全監理總結;

　　(9)安全三級教育匯總表(進行一級安全教育，項目部進行二級安全教育，現場施工員及班組長進行三級安全教育);

　　(10)安全交底簽認匯總表;

　　(11)架體、塔吊拆除報告;

　　(12)安全交底報告;

　　(13)機械設備審批表、施工機械及各種設施的'驗收手續(含建筑起重機械特種設備制造許可證、產品合格證、制造監督檢驗證明、備案證明等文件;建筑起重機械安裝單位、使用單位的資質證書、安全生產許可證和特種作業人員的特種作業操作資格證書;建筑起重機械安裝、拆卸工程專項施工方案);

　　(14)特種作業人員資格(含建筑電工、建筑架子工、建筑起重信號司索工、建筑起重機械司機、建筑起重機械安裝拆卸工、高處作業吊籃安裝拆卸工，以及經省級以上人民政府建設主管部門認定的其他特種作業工，如電焊工、氣焊工等。);

　　(15)被列為重大危險源的分部、分項工程的專項檔案。

　　4.第四冊《質量控制檔案》

　　(1)施工測量放線報審表JL-A005(報審后排列測量放線成果表及附圖、所用儀器的計量檢定證明書、測量人員資質證書);

　　(2)建筑材料報審表JL-A006(報審表后排列復檢報告、見證取送樣單、出廠合格證);

　　(3)主要工程設備選型報審表JL-A007;

　　(4)工程構配件報審表JL-A008(報審表后排列復檢試驗報告、見證取送樣單、出廠合格證);

　　(5)工程質量問題(事故)報告單JL-A015、JS-006、SG-001;

　　(6)工程質量問題(事故)處理方案報審表JL-A016;

　　(7)隱蔽、檢驗批驗收記錄SG-013、SG-T×××;

　　(8)質量保證檔案檢查表(含主要原材料及構配件出廠證明、試驗單目錄SG-010;混凝土(彎、拉)強度合格評定SG-029;單位工程混凝土試驗強度匯總表SG-031;單位工程質量控制檔案核查記錄SG-019;單位工程安全和功能檢驗檔案核查及主要功能抽查記錄SG-020;地基與基礎工程質量文件匯總表SG-T028);

　　(9)單位工程質量評估報告JL-C005(含地基與基礎分部工程質量評估報告;主體結構分部工程質量評估報告;子分部工程質量評估報告;節能工程質量評估報告;裝飾、屋面、設備安裝各分部工程質量評估報告;單位工程質量評估意見)及專題報告;

　　(10)混凝土澆筑許可證;

　　(11)設備報驗(按檢驗批分別報驗);

　　(12)單位工程驗收報告(必須為原件;含分項工程質量驗收記錄SG-024;地基與基礎分部工程質量驗收報告SG-T027;分部工程質量驗收記錄SG-023;子分部工程質量驗收記錄SG-022;單位工程驗觀感質量檢查記錄SG-021;單位工程質量竣工驗收記錄SG-018;四川省房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收報告TS-004等)。

　　5.第五冊《進度、投資控制檔案》

　　(1)工程進度計劃(調整計劃)報審表JL-A004(附進度計劃);

　　(2)工程臨時延期申請表JL-A012;

　　(3)工程最終延期審批表JL-B006;

　　(4)工程變更費用申請表JL-A010;

　　(5)()月完成工程量報審表JL-A017;

　　(6)()月付款報審表JL-A018。

　　6.第六冊《合同管理檔案》

　　(1)分包單位資格報審表JL-A003(分包單位包括合同約定的分包施工單位、建筑起重機械租賃商、商品砼供應商、預拌砂漿供應商、檢測試驗單位、防水施工單位、門窗供應商預制樁供貨商等，表內附件應完整);

　　(2)費用索賠申請表JL-A011;

　　(3)技術核定單SG-004;

　　(4)()工程變更單JS-007;

　　(5)費用索賠審批表JL-B008。

　　五.監理檔案的移交與歸檔

　　1.在工程監理中，與工程質量有關的隱蔽工程驗收檔案、質量控制檔案、材料設備的試驗檢測及進度控制、造價控制檔案，項目監理機構均已隨監理工作進度提交給建設單位，故施工階段監理工作結束時，項目監理機構只向建設單位提交監理工作總結(合同另有約定的，從其約定)。

　　2.工程竣工后30日內，總監理工程師應組織項目監理機構有關人員，對監理檔案按歸檔要求進行整理，并按向監理檔案室完整移交。

　　附注：按照《建設工程文件歸檔整理規范》要求，建設單位應向檔案部門提交以下監理檔案歸檔：

　　(1).監理規劃;

　　(2).監理實施細則;

　　(3).監理月報中的有關質量問題;

　　(4).監理會議紀要中的有關質量問題;

　　(5).工程開工審批表;

　　(6).工程復工審批表;

　　(7).工程暫停令;

　　(8).不合格分項工程通知;

　　(9).工程質量問題(事故)報告單;

　　(10).工程質量問題(事故)處理方案報審表;

　　(11).工程竣工決算審核意見書;

　　(12).延長工期申請表;

　　(13).工程最終延期審批表;

　　(14).合同爭議、違約報告及處理意見;

　　(15).合同變更材料;

　　(16).質量評價意見報告;

　　(17).計算機管理(信息管理)。