監理檔案工作管理措施

　　監理檔案工作管理措施

　　Supervision archive work management measures are as follows:

　　1、建立監理檔案工作機制：建立健全監理檔案管理制度，明確監理檔案的管理職責，組織檔案管理人員的培訓，確定檔案管理的流程，統一檔案管理的標準；

　　1.Establish a supervision archive work mechanism:establish a sound supervision archive management system,clarify the management responsibilities of supervision archives,organize the training of archive management personnel,determine the process of archive management,and unify the standards of archive management;

　　2、建立檔案管理系統：建立檔案管理系統，制定檔案管理規范，建立檔案管理程序，確保檔案的安全管理；

　　2.Establish an archive management system:establish an archive management system,formulate archive management specifications,establish archive management procedures,and ensure the safe management of archives;

　　3、建立檔案室：建立檔案室，確保檔案安全，管理檔案，同時定期清理檔案，保持檔案室的整潔；

　　3.Establish an archive room:establish an archive room to ensure the safety of archives,manage archives,and regularly clean up archives to keep the archive room neat;

　　4、實施檔案管理：實施檔案管理，定期檢查檔案，維護檔案的完整性，確保檔案的有效性，按照規定的流程進行檔案管理；

　　4.Implement archive management:implement archive management,regularly inspect archives,maintain the integrity of archives,ensure the validity of archives,and manage archives according to the prescribed procedures;

　　5、檔案歸檔：檔案歸檔，按照檔案管理制度，按照檔案類別和檔案編號進行歸檔，歸檔完成后，實施檔案查閱；

　　5.Archive filing:archive filing,according to the archive management system,according to the archive category and archive number for filing,after filing completed,the implementation of archive consultation.

　　求監理資料管理制度及落實的措施？

　　《監理資料管理制度》要點：

　　（一）、城建檔案管理規定

　　1、《統一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印，采用復寫的應使用單面碳素復寫紙，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；

　　2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項目總監或總監代表和監理工程師蓋執業注冊章，單位簽署欄應采用單位注冊全稱并加蓋公章；

　　（二）、收文程序

　　來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

　　1、參建單位所發文件由資料員統一簽收、登記；

　　2、按照文件規定的分類，屬于同類編號的文件登記在一張表上。

　　（三）、資料員務必將文件分以下五種情況及時處理

　　第一種文件：各參建單位發給監理方需簽核返回的；

　　專業監理工程師（監理員）批閱簽字→項目總監（總監代表）審核簽字、蓋執業注冊章→返回發文單位

　　第二種文件：業主或參建單位發給監理方需由監理轉發的；

　　專業監理工程師（監理員）傳閱→項目總監(總監代表)批準→轉發有關單位

　　第三種文件：各參建單位發給監理方需簽核、蓋章返回的；

　　專業監理工程師（監理員）批閱簽字→項目總監（總監代表）審核簽字、蓋執業注冊章→蓋章→返回發文單位

　　第四種文件：各參建單位發給監理方只需簽核和歸檔的；

　　專業監理工程師（監理員）批閱簽字→歸檔

　　第五種文件：各參建單位發給監理的參考資料或回復函件。

　　專業簽閱→歸檔

　　（四）、發文程序擬稿→審稿→簽發

　　1、會議紀要由項目總監（總監代表）指定擬稿人；

　　2、監理函件由提出發文的監理人員擬稿；

　　3、根據授權，發文內容必須通過項目總監（總監代表）審核后才能定稿；

　　4、所發文件須經監理工程師和總監蓋章簽字后,方可發出；

　　5、轉發參建單位文件經監理工程師和總監審閱后轉出。

　　（五）、收、發文登記

　　1、收文和發文分開登記；

　　2、按資料分類，屬于同類編號的登記在一起；

　　3、經濟簽證獨立登記；

　　4、工程變更獨立登記（總監登記）；

　　5、多個單位工程的項目、多個分段的市政工程，項目總監根據實際情況制定收、發文登記和歸檔方案。

　　（六）、資料收集

　　資料收集范圍：政府部門、業主、各參建單位、設備材料供應商、項目周邊情況資料、本以及監理小組資料。

　　（七）、資料編號

　　1、城建檔案和統一規定資料編號為：A承建商類、B監理類、C監理內部使用類、D勘察設計類、E業主類；

　　2、各工程項目發文和收文統一編號如下：

　　（1）、發文編號：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程項目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號或區段號；

　　Ni:表示政府和統一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”,“C2”表示“工程進度跟蹤表”；

　　XX:表示流水號。如1，2，3，……N。

　　（2）、收文編號：按城建檔案規定的分類，屬于同類編號的登記在一起，然后按照收文順序編寫流水號；

　　3、若項目有多個單位工程或區段，將資料按驗收棟號或區段分開后再編號。

　　（八）、資料歸檔

　　1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔；

　　2、每大類采用統一制作的樣板文件夾按分類編號分開；

　　3、上交檔案館的資料由資料員協助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

　　（九）、向移交資料

　　分類→裝訂→上交

　　1、每月上交歸檔資料（見附表），按照城建檔案和的規定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類，分別裝訂成冊；

　　2、每月28日前須將本月資料整理好上交；

　　3、現場資料員向上交資料時，應填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

　　（十）、監理機構內監理臨時移交

　　（十一）、向檔案館移交資料

　　（十二）、資料借閱

　　（十三）、資料信息化管理

　　通過計算機完成的資料都必須拷貝存盤，月底與資料一起上交。

　　（十四）、資料保管

　　1、資料員負責好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

　　2、監理小組常用的資料，應自留復印件或拷貝保存，以備查閱。

　　（十五）、失效資料處理

　　工程竣工后項目總監（總監代表）負責將剩余的資料上交。

　　（十六）、總監、資料員的責任

　　總監對監理資料的管理負監督和管理責任。

　　監理檔案工作管理措施

　　為了系統完整地的保存和科學地管理我所的建設監理檔案，根據本所《監理工作管理規定》和國家《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設工程監理規范》的有關規定，結合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設監理檔案，是指我所在對受托建設項目實施監理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術文件的總稱。是我所全體工程技術人員和管理人員的.勞動成果和智慧結晶，也是我所對監理的建設項目實施專業化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業務拓展和進一步發展具有極其重要的意義。

　　第二條建設工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監理機構將監理過程中形成的文件向本所監理部移交；二是項目監理機構將監理過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交。

　　第三條監理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監理工程師。項目總監理工程師應在項目竣工驗收后的一個月內，將根據本辦法整理的監理文件完整地移交給監理部，由監理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監理檔案的編制和查閱，監理文件的分類和編碼統一規定如下：每一份監理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎設施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數字來表示。“1”代表工程準備階段文件；“2”代表監理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯數字編碼。編制人按照《建設工程文件歸檔整理規范》中的附錄A《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監理文件—監理規劃—監理實施細則一份。

　　第五條一切依法監理的證明文件和監理質量的證明文件及作為監理成果的結論性文件，均應屬于歸檔范圍。具體內容如下：

　　1工程項目監理機構及負責人名單；

　　2施工合同文件及委托監理合同；

　　3勘測設計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監理規劃、監理實施細則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設計交底及圖紙會審會議紀要；

　　8施工組織設計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設計報審表；

　　9工程開工/復工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設備的質量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監理工程師通知單、監理工作聯系單、會議紀要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監理日記、監理月報；

　　20質量缺陷和質量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結算審核意見書；

　　24工程項目施工質量評估報告等專題報告；

　　25監理工作總結；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規定監理單位應保存的文件內容。

　　第六條歸檔的工程文件應為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監理檔案的保存期限和密級從《建設工程文件歸檔整理規范》的規定。

　　第八條監理檔案應有專人保管；監理檔案的到期銷毀必須經所主管領導批準并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復印檔案資料，須持單位介紹信，并經所主管領導批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經所主管領導批準。

　　如何做好監理文件檔案資料管理各環節工作

　　監理過程實質上是信息資料管理的過程，監理工作的主要方法是控制，控制的基礎是信息。監理資料管理是建設工程信息管理的重要工作，是監理工程師依據工程項目目標實施質量、進度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協調以及安全文明施工監督的基礎性工作，是“三控制、兩管理、一協調”中的重要內容之一。

　　隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監理信息，能夠促進監理工作的開展，對搞好監理工作具有極大的推動作用。因此在項目監理機構中一般都配備專人(專職或兼職)負責監理資料管理工作。下面根據本人在參與工程項目監理資料管理的實踐，談談個人的認識。

　　一、監理信息管理的目的及內容

　　信息管理是指在工程建設過程中，監理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應的信息，更好地指導工程建設。

　　信息管理的內容包括文件、檔案、監理報表及計算機輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設過程中，上級有關部門的文件、工程前期有關文件、設計變更及工程內部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據其特征、相互聯系和保存價值等分類整理，根據文件的作者、內容、時間和形成的自然規律等特征組卷。

　　監理報表信息主要有開工報表、監理工程師檢查記錄表、監理工程師通知單、質量管理用報表、計量與支付用報表及工程進度用表。這些表格是監理工程師常用報表，反映了監理工作的開展及工程進展情況，是監理工程師進行決策的重要依據。

　　二、監理信息資料的特點

　　1.監理信息來源的廣泛性。監理信息資料來自于業主單位、承建單位以及建立組織內部的各個部門；來自設計、招標、實施等各個階段的各個單位乃至各個專業；來自質量控制、投資控制、進度控制、合同管理等各個方面。

　　如果信息收集不完整、不準確、不及時，必然影響到監理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監理信息資料牽涉面廣、協作關系復雜，使得監理工作涉及大量的信息。監理工程師不僅要了解國家及地方有關的政策、法規、技術標準規范，而且要掌握工程建設各個方面的信息。既要掌握計劃的信息，又要掌握實際進度的信息，還要對他們進行對比分析。

　　3.動態性強。監理信息資料管理的過程是一個動態的過程，監理工程師實施的控制也是動態控制，因而大量的監理信息都是動態的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業主委托的范圍不一樣，監理信息也不一樣。工程實施過程中，會產生很多信息，但并非都是監理信息，只有那些與監理工作有關的信息才是監理信息。不同的工程項目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監理組織和監理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統性。監理信息資料是在一定的時間和空間范圍內形成的，與監理活動密切相關。而且，監理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續的閉合環路，具有明顯的系統性。

　　三、監理信息資料管理的重要性

　　1.監理信息資料是工程建設過程的記錄，是監理在工作中可查詢的文字依據，是對工程評估驗收的依據。

　　項目建設在整個實施過程中，每天都發生各種各樣的情況。在監理工作中，大量監理記錄包括質量記錄、工程計量、工程款等滲透到監理工作的各個方面，及時將這些監理信息進行收集、整理，形成文字的資料是監理工程師進行目標控制的基礎和客觀依據。監理工程師充分利用監理資料解決矛盾，處理糾紛，協調各種關系，促使目標的實現。

　　監理信息的收集就是將監理工作中發生的原始數據收集起來，是重要的基礎工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準確。資料的整理是將收集到的原始數據、資料經過科學、系統的整理、歸檔，進行必要的統計分析，形成文字的資料，并根據監理工程師的需要及時提供。

　　監理工程師就可依據這些資料迅速地作出判斷，解決工程實施中的問題。實踐證明凡經過科學、系統整理提供給監理工程師的信息資料就能較好的對問題作出準確的判判；相反，提供給監理工程師的資料雜亂、零散，監理工程師就難以對問題作出準確的判斷，更談不上作出準確的決判。

　　合同管理是貫穿監理工作始終的一項中心任務，在工程實施的過程中或工程完工后，往往會出現一些爭議的問題。如經業主同意補簽的工程計量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據不足，此時監理根據平日在監理日志或監理檢測記錄、監理通知、監理旁站記錄等記載可以較準確的提供依據，作出合理的審核結果。

　　同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監理資料作出較全面準確的評價。當然，監理最終的質量評估報告的結論意見，一是依據施工單位自檢結果和監理抽檢結果，二是通過專業檢測，試驗單位提供的檢測數據，三是對施工過程控制的評價。其中一、三都是依據監理資料提供數據、文字的記載得出的結論。