公路工程監理檔案管理制度

　　公路工程監理檔案管理制度

　　公路工程監理檔案管理制度》（見附件），現印發給你們，請按照規定執行。

　　特此通知。

　　附件：《中華人民共和國公路工程監理檔案管理制度》

　　財政部

　　2020年3月1日

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執行路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據，如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分數量、各種材料的檢驗批次、檢查點數、個施工工序的檢查驗證部位，以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。

　　2、必須及時做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項目質量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責管理工程資料，負責對質保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。

　　做到內容連貫。工程前期要及時收集工程前期資料，如中標通知書，定線成果報告、地質勘察報告、各種合同、施工組織設計、方案等。由于及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現缺少資料的情況。

　　施工過程中，現場的施工管理技術人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統一收集檢查，即使有漏項缺項的情況，也能及時加以補充，能及時發現資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。

　　工程收尾階段，要及時收集建設單位各種安全使用功能驗收檢測資料，消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內環境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節能檢測資料等。及時收集設計單位的設計變更，勘察單位的地勘處理變更，監理單位的管理工作檢查單，監理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術資料的真實性和準確性

　　真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法,否則,一旦工程出了質量問題,不僅不能作為技術資料使用,反而造成工程技術資料混亂,以致誤判。同時也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。

　　準確性是做好工程技術資料的核心。分部分項要劃分準確，數據計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合質量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現涂改現象。資料所用的表格要統一，不能五花八門，文字說明部分要規范用語，不能采用口語或專業語言，要讓外行人也能看懂，不會產生任何歧義。

　　對于很多的分項工程檢驗批質量驗收記錄表，做出來的資料大都會出現是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點數與后面附的質量資料不能前后對應。

　　有部分人知道現場如何規范施工，可就是不知道如何將這個過程用文字來描述，單純從內業資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業，輕內業。覺得把現場干好了，質量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內業就無所謂，應付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現了質量事故，當時不經意填寫的資料都是證據。

　　施工技術資料務求真實，切記偽造，有些資料員平時懶于動手，等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴重失實的后果。這就要求發揮建設單位、監理單位工地管理人員以及施工單位負責人對技術資料的審查監督作用，企業技術負責人要對技術資料經常做到心中有數，重要部位必須親自審查把關。

　　資料員必須深入工地，在做各種資料前，當面核對工程及用材情況，認為準確無誤后，方可填寫。如：技術安全交底是否屬實，是否落實到人；管道試壓是否按規范進行，是否達到要求標準；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內；各種材料合格證是否就是工程所用的產品等等。因此，我們一定要認真填寫資料，確保資料準確、規范、合理。

　　4、確保工程技術資料的完整性

　　不完整的技術內業資料將會導致片面性,不能系統地、全面地了解單位工程的質量狀況。不僅資料內容要填寫完整，而且所涉及的數據要有據可循，現場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術資料，還要有相應的試驗資料和質量證明材料，確保資料的完整性。

　　除了質量證明材料，我們平時的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關的資料放在一起，使質量評定表上的數據都是有據可循的。

　　5、職責分明，簽認齊全

　　《建筑工程質量檢驗評定標準》規定了“質量檢驗評定程序及組織”各級質量把關人員都應明確職責，不可越級評定，馬虎過關。自檢要通過現場與技術員、質檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質量進行記錄，做到實際施工質量與評定相吻合，并一一簽字確認；

　　對于各種隱蔽、變更及關鍵部位均要求相關人員參與見證并一一簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎驗收、主體驗收及竣工質量驗收等階段驗收資料進行各方責任主體會簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術資料的整理保管

　　由于現場的技術資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質量驗收。

　　在竣工前，把已經初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應工程的施工進度和內業資料是否同步，內業資料是否完整，還能方便查閱。

　　最好能實現微機化管理（文字版目錄及時更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間，每一份資料的存放地點，要用的時候能立即調出來，有了這樣一個電子版的臺帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費，還能減輕內業人員的工作強度。

　　要建立相應的全宗卷、卷內目錄和備考表，不僅檔案盒內有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設管理工作的不斷深化，內業資料也將實現標準化、微機化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要，現在很多項目都有單獨的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們人一樣是有壽命的，應此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點。

　　7、有敬崗愛業、勇于奉獻的精神

　　資料員要養成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風，勤于問質檢、安全、材料方面的事，做到及時了解工程施工及用材情況；勤于及時地通過三方見證、報驗、送檢；勤于及時填寫各種隱蔽工程資料并及時找幾方簽證。勤于隨時到現場落實工程施工情況，比如：

　　基礎及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進行，真實地記載工程施工的全過程。

　　8、統一資料管理軟件和規范執業制度

　　目前本行業有關資料管理的軟件很多，各有優缺點，目前還未進行必要的統一和整合，沒有實現資料管理軟件的網絡化，鼓勵軟件開發企業盡早開發出可以實現技術資料網絡化收集管理的軟件。

　　因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內的資料不同，為了保證資料的真實同步，就需要這樣一款軟件實現不同技術人員在不同電腦上完成個人資料的同時，資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關資料，實現網絡化辦公的資料管理軟件。統一資料管理軟件，可以盡早實現未來電子檔案移交，代替傳統紙質方案。

　　求文檔:交通部公路工程竣工檔案目錄

　　公路工程檔案管理制度

　　公路工程檔案管理制度

　　公路項目C01項目經理部

　　目錄

　　1目的與適用范圍...1

　　2制定依據...1

　　3編制內容、順序及分工...1

　　4工程檔案資料編制要求...1

　　5工程檔案立卷歸檔要求...3

　　6工程檔案存放.5

　　7工程檔案管理實行質量終身制...5

　　8組織機構...5

　　9檢查...6

　　10獎罰辦法...6

　　11附件：附件1公路工程竣工檔案總目錄...6

　　1目的與適用范圍

　　為規范公路工程建設項目的工程檔案管理，加強工程內業資料編制質量，確保工程檔案資料準確、系統、完整，以為工程交(竣)工檔案的順利驗收和移交奠定基礎,特制定本辦法。

　　適用于公路項目經理部工程資料的歸檔與管理。

　　2制定依據

　　2.1交通部頒發的現行公路工程標準、規范、規程。

　　2.2國家檔案局《國家重大建設項目歸檔要求與檔案整理規范》。

　　2.3交通部2004年第3號令《公路工程(交)竣工驗收辦法》。

　　2.4交通部交公路發[2004]446號《關于貫徹執行公路工程竣交工驗收辦法有關事宜的通知》的通知。

　　2.5黑龍江省交通廳《公路工程檔案管理實施方案》(2005.4)。

　　3編制內容、順序及分工

　　按照本辦法附件1公路工程竣工檔案總目錄所示內容和順序收集、整理。

　　第四部分由施工單位編制，第五部分由參建單位共同完成。

　　4工程檔案資料編制要求

　　4.1項目部設專職資料員進行工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并分別不得少于3人。

　　4.2工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作必須按照本辦法的具體要求與工程建設同步進行。

　　4.3工程檔案資料文件編制要以《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1-2004）中各單位、分部、分項工程的劃分為原則，按照一公里路段為一個單元進行質量評定；大、中、小橋及涵洞分別單獨進行質量評定。

　　4.4表格填寫要求

　　4.1.1表頭填寫

　　項目名稱：雞西至訥河公路林口至拜泉段工程建設項目

　　承包單位：中國十五冶金建設雞訥公路項目C21項目經理部

　　監理單位：黑龍江省遠升公路工程監理咨詢

　　合同號：以簽定合同的合同號為準

　　編號：工程施工表格表頭編號，按下列原則統一進行編號。其順序為:

　　發件人號表類表號受件人號序號

　　編號說明:

　　①發件人、受件人代號：承包人按其所在標段編列：路基路面合同段為C21；監理合同段為沒M1、M2、M3、M4、M5、M6、M7、M8；I為駐地監理辦、H為高級駐地監理辦、Y為業主（或業主代表）。

　　②序號：按流水號編列，每一個合同段不允許有重復編號。

　　③例如：表號：C21A11I012

　　意義：C21標段致駐地監理第012號“工程報驗單”（A-11表）。

　　表號:YB08C1003

　　意義：業主代表批復給C1標段的第003號“索賠審批表”（B-08表）。

　　4.4.2表格內工程名稱的填寫

　　分項、分部、單位工程的填寫一律以部頒《公路工程質量檢驗評定標準》規定名稱為準。

　　4.4.3表中單位及小數位數填寫

　　以國際單位為準，漢字或字母，同時注意字母的大小寫。小數保留位數必須符合試驗規程要求。

　　4.4.4施工表格填寫

　　時間準確，記錄數據真實，填寫項目齊全，不允許漏記或事后補記。圖樣清晰、圖表整潔、字跡工整、不許涂改、編造，內容真實可靠。一律采用碳素筆或黑色鋼筆書寫。

　　4.4.5試驗、檢測記錄填寫

　　試驗數據的處理依據部頒《公路工程試驗規程》辦理，檢測標準、檢測方法、檢測頻率、評定方法以部頒（或設計）標準為依據進行填寫處理；施工過程控制以指揮部下發文件為準執行。施工及監理單位試驗用表詳見附件2。

　　4.4.6施工日志、監理日志、試驗室日志填寫

　　施工日志必須詳細寫明日期、天氣、工程內容、工程地點（樁號）主要人員、設備、材料投入使用情況，主要施工技術負責人、施工現場負責人、質量負責人、完成的工程數量和質量情況。

　　試驗室日志應詳細記載每天試驗進行情況、完成情況、試驗原始數據、實驗結果與結論，充分發揮試驗數據的代表性。

　　4.4.7簽字蓋章

　　①所有內業表格中的承包人、監理工程師、檢測中心主任必須由本人填寫，不得代簽或漏簽，并加蓋名章；其他人員可簽字不蓋名章。

　　②開工報告、施工組織設計、圖紙會審紀要、技術交底等成冊資料封皮加蓋公章。

　　③竣工成果表（工程匯總表格）必須用電腦打印，但負責人、監理簽字需要本人填寫，打印表格只允許用激光打印機。

　　5工程檔案立卷歸檔要求

　　5.1檔案數量及保管

　　由建設單位匯總成四套完整的檔案，一式四套：一套由建設單位歸檔保管；一套交接養單位歸檔保管；一套交檔案局歸檔保管；一套由施工、監理單位自行保管。

　　5.2文件材料的整理、立卷

　　5.2.1施工文件應按合同段、分期工程、施工工序、內容、時間排列組卷，各項施工原始記錄按路線進行方向，施工工序排列組卷。施工單位歸檔文件目錄詳見附件2，每道工序所需存檔內業表格詳見附件3。

　　5.2.2附屬工程如房建、收費站等形成的文件材料，按城建檔案管理實施辦法立卷歸檔。（參照黑建規字[1990]第357號文件）。表格采用城建部門統一下發的最新表格。復印后即可使用。

　　5.5.3照片、錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤、軟盤）聲像資料

　　⑴整理、立卷：公路工程建設中形成的照片、錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤、軟盤）聲像資料，按聲像、照片、磁性載體檔案管理規定、規范立卷歸檔。從立項到施工（隱蔽工程）到竣工及項目主要活動等，要全面反映項目建設的全過程，其中照片要按施工進展順序和項目主要活動分別組成案卷，排列順序。

　　⑵照片檔案

　　①公路工程建設中形成的照片與底片一同放在專用的照片檔案盒中保存。

　　②照片檔案目錄：包括照片題名、照片文字說明、照片編號。

　　照片題名：在盡量保證基本要素內容完整的前題下，將文字說明改寫成照片題名，照片題名不超過50個字。

　　照片文字說明：包括事由、時間、地點、人物、背景及攝影者。

　　a.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

　　b.時間：事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；

　　c.地點：被攝物所在的具體地點。

　　d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。

　　e.背景：對提示照片影像主題具有一定作用的背景。

　　f.攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

　　照片編號：案卷內照片的順序號

　　③不允許用數碼相機拍照

　　④卷脊內容要與卷內目錄內容相同。

　　⑶錄音帶、錄像帶、磁帶(光盤)等歸檔的磁性載體文件

　　①必須是可讀文件，無病毒，清潔，無劃傷，內容完整、準確。

　　②歸檔的磁性載體文件應由文件形成部門編制歸檔說明，必須貼上標簽，一式兩份（A、B盤），一份作為保存件，不得外借。

　　a.磁帶（軟盤、光盤）的套、盒上需標注帶（盤）編號、軟件名稱、文件數、密級、編制人、編制日期等標識。

　　b.錄像帶盒子上需標注帶編號、片名、攝制單位、攝制日期、密級等標識。

　　c.錄音帶盒子上需標注帶編號、片名、講話人姓名、職務、主要內容和錄制日期，密級，講話時間等。

　　⑷照片、錄音帶、錄像帶磁帶日期寫法規定：如2007年5月21日應寫成20070521。

　　5.3案卷裝檔規則

　　5.3.1一般卷內文件裝訂成一冊為一本案卷（一盒），也可一本案卷內裝幾冊文件。

　　5.3.2案卷應由案卷封面、卷脊、卷內文件目錄、卷內文件和備考表組成，每卷內容排列順序為：案卷封面—卷內目錄—文件—備考表。

　　5.3.3案卷封面、卷脊、卷內目錄及備考表由指揮部統一下發標準格式。

　　5.3.4卷內文件應符合以下要求：

　　⑴歸檔文件材料要齊全，沒有缺頁、串頁及夾有空白頁，書寫工整，字跡、線條清楚。紙張采用70g/m2木漿亮白紙，為便于長期保管，格式統一，幅面為國際標準A4型紙（297mm×210mm）。

　　⑵卷內文件的頁號：每卷從1開始（序號前不準加00），順序排號，用卡號機卡號，單面書寫右下角，雙面書寫面在右下角，背面在左下角，圖樣的頁號編寫在右下角，成套圖樣或印刷成冊不必重新編寫頁號，各卷之間不連續編寫頁號，頁號顏色為黑色。

　　⑶材料出廠證明、合格證及委托的試化驗單，若紙張大小小于A4紙張的，應在此單據四周涂抹防腐或防蟲膠水并把此單據粘貼在A4紙上，并復制一份將復印件附在原件之后存檔，原件與復印件為同一頁號。

　　⑷一冊案卷由多份或多冊材料組合而成，其中要在每份或每冊材料的封皮上加蓋檔號章（例如施工合同一卷由多份合同組成，每份合同的封皮上要加蓋檔號章）。

　　⑸竣工圖

　　a.施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖。

　　b.凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋并簽署竣工圖章作為竣工圖，在原圖上修改時應注明修改依據，經編制、技術監理人簽字方可歸檔。并經監理工程師審核，確認無誤后，方能同意竣工驗收。

　　c.竣工圖圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖。重新繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。

　　d.重復使用的標準圖通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

　　e.竣工圖整理完成后要加蓋竣工圖章。

　　⑹竣工圖章:由指揮部統一刻制、下發，尺寸為80mm×60mm紅色,包括編制單位名稱、編制人、技術負責人、編制日期、監理單位名稱、監理單位技術負責人及標明是×××竣工圖，并且相關人員簽字及其他文字填寫要齊全、清楚，竣工圖章應蓋在竣工圖右下方的空白處。

　　⑺圖紙的折疊：圖紙可以按BG/T10609.3-1989《技術用圖復制圖的折疊方法》,統一折疊成297mm×210mm大小,底圖不折疊,平放在專用底圖柢內;大于1號紙的底圖也可卷放裝筒。

　　⑻卷內文件的裝訂：按省交通廳統一要求采用棉線加膠裝訂（在未裝訂前不允許用任何金屬物裝訂）；每卷厚度文件材料一般以2cm為宜，圖表一般不超過4cm，如同類文件數量較多，可分成幾卷，但每卷要有各自的卷皮、目錄和備考表，并在卷盒及卷皮的案卷題名中揭示內容。

　　⑼裝訂的竣工圖只需加蓋竣工圖章不需要加蓋檔號章。房建圖紙不裝訂，除加蓋竣工圖章外還需要再加蓋檔號章。

　　6、工程檔案存放

　　內業資料要按其類別分放在不同的檔案盒內，標識清楚；并配備充足的檔案裝俱，注意防潮蟲蛀。

　　7、工程檔案管理實行質量終身制

　　工程檔案整理編制完成，并提交到建設單位后，并不免除施工單位應對其所承包項目的竣工文件、檔案的責任，項目法人及立卷人按各自的職責對所編制的竣工文件負終生責任，如發生重大事故，按國家有關規定追究相應行政和法律責任。

　　8、組織機構

　　8.1項目部成立工程內業檔案管理小組。

　　詳見

　　高速公路養護管理都需要建立哪些檔案？

　　1、增強高速公路項目建設中工作人員的檔案管理意識

　　高速公路的工程檔案對于公路在后期的使用、改建、擴建以及維修和養護方面都有著相當重要的作用。其具體表現為在后期的施工中能夠給相關單位提供可靠、有效的數據，這樣就可以減少不必要的資源浪費，提高工作效率。

　　因此在高速公路項目建設中，一定要不斷的對工作人員進行檔案管理意識的強化，建立一個良好的檔案管理的工作氛圍。在項目實施初期就應該將關于檔案管理的相關規定納入合同，項目進行中也要不斷的進行檔案管理相關知識的培訓，將檔案管理的重要性滲透到工作人員的思想和行動中去，從而使檔案管理工作貫穿于項目進行的始終。

　　2、從項目建設的基礎著手，對項目資料的整理嚴格把關

　　在資料的整理方面，由于涉及的單位較多，相關的檔案整理工作的進行也比較困難，那么要想將檔案工作做好，一定要從合同的簽訂、項目開工前的規劃，以及項目進行中檔案的管理工作三個方面進行。首先關于在承包合同的簽訂中，就應該資料的整理以及移交進行涉及，并且對出現問題的解決方案也要具體羅列。

　　其次在項目開工以前要對工作人員進行檔案管理工作的培訓，這樣才能使得后期的治療整理工作的質量得到保證。最后，在項目進行中，應該加強對檔案管理工作方法的推行，明確檔案管理的重要性，對檔案管理工作做到實時跟進、監督。

　　3、建立健全檔案管理相關制度

　　要想做好高速公路項目建設的檔案管理工作，建立一個能夠貫穿于項目全過程的控制體系是非常行之有效的辦法。在項目的日常建設中，項目建設單位、監理單位以及政府將檔案管理作為平時檢查的一個基本方面，并且將其與相關單位的經濟聯系起來，進行獎優罰劣，形成一個系統的檔案管理控制體系，使項目建設中的檔案管理工作得到有效的開展。

　　4、嚴格按照相關規范和標準進行資料的交接

　　項目工程建設中，檔案一旦入庫，檔案管理工作也就完成了，因此一定要把好最后一道關，這樣才能確保項目檔案的真實性、完整性。在具體的工作中，要想把好檔案入庫這一關，，必須對檔案的交接進行規范化。

　　在檔案入庫工作進行前期，應該進行整個項目的檔案交接會議的召開，以便明確檔案的交接時間以及要求。另外還應該進行檔案質量風險抵押金制度的建立，如果在竣工以后檔案中存在問題較多，可以對抵押金進行扣留。另外還可以將檔案編制的質量問題作為項目建設單位的一項考核內容，成為其進入市場的一個參考標準，從而提高建設單位的檔案管理工作積極性。

　　5、利用信息化，實現全方位的檔案整理體系

　　為了保證高速公路建設項目檔案管理的實施有效性，并且保證最終檔案的真實、可靠，在工程進行中，可以實現對檔案實行信息化管理。在信息化管理中，對各參與單位和部門進行責任人的確定，保證檔案管理信息化的全面落實。

　　相關的單位及部門還要進行兼職檔案管理員的配備，每個項目經理不都應該有配備專職的檔案管理人員，然后檔案管理工作的進行由該段的總工程師進行負責。另外，對于國家新推行的相關法律法規，也要及時的進行普及，以便使工程的質量得到保證。