工程監理中檔案管理要點

　　工程監理中檔案管理要點

　　一、工程監理檔案的管理

　　1、根據《工程監理檔案管理辦法》，建立完善的工程監理檔案管理制度，健全檔案管理組織機構，指定檔案管理人員，確定檔案管理的職責和權限。

　　2、建立工程監理檔案，按照規定的分類和編號方式，分類存放，設置檔案室，設置防潮、防盜、防污染等措施。

　　3、定期清理檔案，定期檢查檔案，對工程監理檔案進行完整性檢查，及時發現并解決檔案中存在的問題。

　　4、定期更新檔案，定期備份檔案，確保檔案的安全性和完整性。

　　5、建立檔案查詢系統，提高檔案查詢的效率，便于檔案的管理和使用。

　　二、工程監理檔案的保管

　　1、嚴格遵守《檔案保管條例》，維護檔案的安全性。

　　2、按照規定的分類和編號方式，分類存放檔案，確保檔案的完整性。

　　3、設置檔案室，設置防潮、防盜、防污染等措施，確保檔案的安全性。

　　4、定期清理檔案，定期檢查檔案，及時發現并解決檔案中存在的問題。

　　5、定期更新檔案，定期備份檔案，確保檔案的安全性和完整性。

　　工程檔案歸檔整理規則與方法是什么？

　　1）歸檔應符合下列規定：

　　①歸檔文件必須完整、準確、系統，能夠反映工程建設活動的全過程

　　②歸檔的文件必須經過分類整理，并應組成符合要求的案卷。

　　2）歸檔時間應符合下列規定：

　　①根據建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

　　②勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。

　　3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

　　建設單位、監理單位應根據城建檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。

　　4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套(原件)移交當地城建檔案館(室)。

　　5）勘察、設計、施工、監理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6）凡設計、施工及監理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關規定的要求單獨立卷歸檔。

　　工程管理文件資料分類：

　　1）工程合同、協議、招投標文件、租賃協議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業；

　　工程監理中檔案管理要點

　　2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；

　　3）行政文件，歸綜合管理部；

　　4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

　　以上內容參考：百度百科-建設工程文件歸檔整理規范

　　工程檔案資料歸檔及保管知識

　　工程施工資料，主要由工程部監督控制，施工單位進行具體編制、收集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內統一移交工程部資料室。下面是我為大家分享工程檔案資料歸檔及保管知識，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、工程檔案資料歸檔責任劃分

　　1、工程準備資料(包括開發報建、招投標資料等)，由各經辦部門直接向監察室歸檔。

　　2、工程監理資料主要由監理單位負責編制并歸檔。

　　工程監理資料由具有工程監理職責工程部形成的，監理工程師將監理過程資料在三天內，其它監理資料在階段性工程完成后統一移交工程部資料。

　　已委托監理單位的工程監理資料，由委托監理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統一移交工程部資料室，工程部資料員對監理資料的`形成進行監督和檢查。

　　3、工程施工資料，主要由工程部監督控制，施工單位進行具體編制、收集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內統一移交工程部資料室。

　　工程監理中檔案管理要點

　　4、工程竣工驗收資料，由工程部組織，施工單位進行驗收資料編制、收集并按規定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報送城建檔案館。

　　5、工程結算資料，主要由施工單位及承包單位按照集團工程結算目錄進行收集整理，經工程部審核，報工程主管領導審批，加蓋工程部公章，提交給預決算部，由預決算部門在結算完畢后定期向監察室歸檔。

　　二、工程部資料員日常保管的資料

　　1、監理規劃、細則及旁站方案：工程開工后，經工程部負責人審核，報主管領導審批，加蓋監理公章，10天內交工程部資料室存檔。

　　2、工程開工報告及開工令：在工程開工3日內，由監理工程師向工程部資料室歸檔。

　　3、分包單位資質報驗：分包單位進場10天內將單位資質文件復印件加蓋責任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設單位、監理單位、(主體)施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

　　4、監理日志：原則上要求監理工程師每寫完一本監理日志應于當天上交工程部資料室或監理資料員歸檔。

　　5、監理月報、總結：監理工程師每月底將監理月報表報工程部(或監理單位項目)負責人審批后蓋章，向工程部(或監理單位)資料員移交存檔，資料員需檢查監理月報是否規范及符合要求。工程完工后，由項目經理編寫監理工程總結，經監理總監簽字，報工程主管(或監理單位)領導審批后蓋章，10天內向工程部(或監理單位)資料員移交存檔。

　　6、監理工作聯系單及回復：施工單位來文，由工程部資料員統一接收，監理工程師審查后，由監理工程師或工程部資料員將回復下發給相關單位。同時工程部資料員將每份的聯系單及相關回復要合并一起存檔。

　　7、往來函件：由工程部資料員統一負責收發，內部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號后當天存檔。

　　8、旁站記錄：監理工程師在旁站工作完成后2天內將旁站記錄交資料員歸檔。

　　9、單位工程坐標定位測量記錄：工程開工前1周內上報資料室存檔，測量記錄必須有建設、施工、監理、設計等單位簽字并加蓋公章。

　　10、簽證、委托、進度申請：監理工程師辦理審批手續完畢后按相關制度規定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經工程部負責人簽字，報主管領導審批;進度申請經工程部負責人審批，辦理用印后由監理工程師或工程部資料員第二天分發給相關部門及施工單位，同時工程部資料室存檔1份。

　　11、施工圖紙：由總工室直接下發給工程部資料員，再由資料員分發給相關工程師。工程部資料室收到圖紙的當天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

　　12、檢測報告、勘察報告：相關項目檢測完畢由相關單位在1個月內交工程部資料員按照單位工程進行分類歸檔。

　　13、合同、施工許可證、規劃證等項目證照復印件：施工現場保存復印件備查，由資料員統一保管并存放入柜，任何人不能隨意復印,也不能帶出辦公區域及外借給其他部門。

　　14、結算資料：施工單位報送的結算資料，經監理工程師審核通過，項目經理、工程部負責人、主管領導審批后，由相關單位給預決算部報一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時，資料室存檔1份。

　　15、材料報驗：施工單位上報的材料報驗資料，監理工程師在3天內簽字報工程部負責人審批后蓋章，由監理工程師或資料員下發給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。

　　16、施工報驗資料(包括各種施工記錄)：施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內簽字，經工程部負責人在報驗資料臺帳上審批，報驗資料蓋章完畢后，由監理工程師或工程部資料員下發給施工單位，并由工程部資料員按照單位工程進行分類存檔。

　　17、圖紙會審及設計變更：圖紙會審及設計變更要按照單位工程進行分類歸檔，設計院下發的設計變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發給相關工程師，下發的資料要相關人員簽收，簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。

　　18、施工組織設計及分部工程施工方案：施工單位上報的《施工組織設計》經監理審核同意后7天內歸檔。《施工組織設計》中的施工單位及監理單位都必須加蓋公章，總監要簽名并加蓋總監注冊章。“編制人”和“審批人”等欄內的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術負責人。不對外報送的工程《施工組織設計》中監理單位須加蓋監理項目章，但可不必加蓋公章，總監也不必簽名，其它按上述要求辦理。

　　工程檔案整理應該注意哪些

　　一、注意歸檔范圍全面性

　　歸檔范圍可細分為十二項，但一般分五大項即可：

　　1、工程準備階段文件，此階段的文件主要是立項、建設用地、征地合同、職能部門審批文件，勘察、測繪、設計、招投標及各類合同，關鍵是要求保存好原件，有可能的話盡量保存二份以上原件，特別是前期的項目建議書，可行性報告，項目申請及批復等，移交時均需要原件；

　　2、工程施工文件，此部分的文件較多，容易蔬忽的往往是施工的過程記錄，設計變更記錄、技術變更聯系單，材料簽證的及時得保存，還有水電設備安裝的測試記錄，試運行記錄，平時沒有及時收集保存資料，將在整檔移交時帶來很大的補救工作量；

　　3、監理文件，此類文件特別是監理月報、一定要原件并及時存檔，監理規劃，實施細則按要求保存原件；

　　4、竣工圖、竣工驗收文件此兩類文件容易保存，但往往對工程概算書與工程驗收會議記錄的保存容易疏忽，要注意。

　　二、注意平時歸檔的方法

　　在整理工程檔案材料時，平時一定要按歸檔范圍的要求分類，分階段保管文件，按照單體分別編號，標識要明顯,易于保管查找,凡生產經營過程發生的文字記錄均應保存，歸檔及時并平時做好目錄整理，同時及時督促各項目部資料員及時報送資料,相互配合,在以后移交文件整理時起到事半功倍的效果。

　　三、工程檔案管理過程中，資料保管最好由專人負責，輕意不要換人，資料員要有強烈的工作責任心，最好是全程跟蹤工程的進展，對材料的試驗報告，出廠證明合格證等在平時就應及時保存，在對工程檔案的保存要有大體狀況的了解，做到心中有數。

　　四、臨近移交日期積極與建設檔案局聯系，根據當地建設檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同)，減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請延期，做到及時溝通,避免不必要處罰。

　　五、行政檔案員與工程資料員要相互配合，及時溝通，工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管，中后期主要是工程資料員保管，因此要相互督促、配合方能共同完成整個檔案的收集、保管、整理、移交工作。

　　如何做好工程檔案管理工作

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為8個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。