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黃少芳 劉曉鴻 張俊芳 張 瑛 孫 玲 安玉娟 葉育紅 李曉秋
（中國地質大學（北京））
摘 要 加快地質資料信息化建設是時代發展的緊迫要求，高校數字校園為數字資料檔案館建設提供了契機。本文結合當前高校在地質資料與檔案管理信息化建設的現狀、需求和存在的問題，重點探討了推進高校地質資料與檔案管理數字化和信息化的核心任務和發展對策。
關鍵詞 高校 地質資料 信息化 管理
地質資料是地質工作者智慧和勞動的結晶，是地質事業發展的記錄，是珍貴的社會財富，也是經濟建設的重要依據[1]。地質資料包括成果地質資料、原始地質資料、實物地質資料。地質資料服務于社會，體現了地質工作成果的價值。國土資源規劃與管理、開發和利用，以及地質調查、礦產勘查、工程建設、國防安全等許多行業，都對地質資料的開發利用具有十分廣泛的社會需求。隨著時代的發展和信息技術的進步，地質資料的管理、開發利用以及社會服務的方式和手段，正在發生巨大的變化。在信息技術迅速發展的當代社會，地勘行業地質資料與信息資源的數字化、網絡化建設在加快推進。地質學家提出建設“數字地球”，高校也在大力推進數字校園建設，加強地質資料與檔案管理的數字化和信息化建設，也是當前高校資料管理部門面臨的重要研究課題和工作任務。加快資料檔案的數字化建設，提高信息化程度，建立數字資料檔案館，是高校資料與檔案管理的發展趨勢和工作目標，也是適應當今信息化社會和數字化時代的必然要求。如何構架和加快推進資料檔案管理的信息化和集群化，是資料檔案管理者需要認真思考的問題。
1 加快地質資料與檔案管理信息化建設是時代發展的要求
1.1 技術進步與社會發展，驅動了地質資料信息化建設
當今社會是信息化大發展的時代。我國將信息化建設列入國民經濟和社會發展的重要內容。在我國《國民經濟和社會發展十二五規劃綱要》中，提出了“推進經濟社會各領域信息化和全面提高信息化水平”的目標和任務，信息化建設已經貫穿于我國經濟建設和社會發展的各個領域。21 世紀的今天，數字化與計算機技術瞬息萬變、飛速發展。在信息化建設迅猛推進的社會背景下，傳統的資料與檔案管理面臨著嚴峻的挑戰和發展的機遇。地質資料與檔案管理工作必須緊隨時代的潮流和步伐，利用現代信息技術提高管理能力和服務水平勢在必行，使高校地質資料與檔案的管理和服務逐步走向數字化、網絡化和信息化。
1.2 高校數字校園建設的需要
隨著計算機網絡技術的迅速發展，現代化信息與網絡成為我們日常生活和工作不可缺少的重要工具和手段，信息化管理的程度和信息資源開發利用與服務的效益也成為衡量高校技術管理水平的標志之一。數字校園建設為加快高校資料檔案信息化建設提供了重要的契機和條件。加強高校信息化管理，建設數字化校園，給高校現有的資料檔案管理工作模式與運行機制帶來了巨大挑戰，由實物（紙質文件、照片、聲像、影像等）館藏模式轉向實物館藏和館藏數字化并存，并通過計算機網絡和信息系統建設，將資料檔案管理信息化融入高校數字校園建設。
1.3 服務于高校教學科研工作的需要
高校的主要任務是培養人才尤其是專業技術人才，中國地質大學更是肩負著培養地球科學人才的重任。建校 60 年來，培養了大批地學專業人才。隨著辦學規模的擴大，科研工作量的劇增，教學和科研工作對地質資料使用需求急劇擴張，對地質資料的管理與服務提出了更高的要求，具體表現在野外工作對地形圖的使用數量和頻次增多，研究生撰寫學位論文對地質報告和文獻資料的查詢檢索率直線上升，科研人員對成果資料的調閱使用量驟然上升。因此，常規的手工資料管理模式已經難以滿足當前的需求，只有全面推進資料與檔案管理的信息化建設，才能提供更加高效快捷準確的管理與服務。
2 高校地質資料與檔案管理的現狀
2.1 現狀分析
中國地質大學（北京）資料檔案工作是從 1976 年以后逐步恢復的。我校自 1997 年以來開始利用計算機進行資料檔案管理；2004 年使用了資料檔案管理系統建立資料檔案目錄數據庫，逐步替換了手工目錄的查詢，提高了資料檔案檢索的速度和準確度，簡化了檔案檢索目錄制作過程，大大提高了資料檔案管理的工作效率。
我校保存的地質資料主要包括歸檔的科研成果資料、地形圖和地質報告、研究生學位論文等。其中有兩種屬于保密資料，一種是國家基礎地理信息中心制作的基礎測繪成果資料，屬于國家秘密；另一種是歸屬于全國地質資料館的國家非公開性成果地質資料。近年來，我校在借閱、購買和使用“國家非公開性地質資料”和“國家秘密基礎測繪成果資料”過程中形成了一套切實可行、較為規范化的管理制度。2011 年，根據國家對涉密資料加強安全管理的要求，我館對地形圖等保密資料進行了系統清理核查，在制度上和措施上保障了涉密資料的安全使用。
在資料檔案信息資源建設方面，我校分期分批對館藏紙質資料檔案進行掃描和數字化處理。資料檔案的數字化工作，在保護紙質檔案的同時，也大大提高了檔案利用效率。當前我校資料檔案的數字化工作正在有序推進，館藏資料的數字化工作采取檔案館自己整理，委托專業掃描掃描制作驗收后入庫的方式。截至目前，我校已投入專項經費近百萬元專門用于館藏檔案數字化工作，配置了存儲檔案數據的專用服務器及大容量磁盤陣列等設備，館藏資料檔案的數字化率已達 60%。
地質資料在環境、工程、城建、交通等領域也具有廣泛的用戶，根據掌握的情況，不同高校對地質資料的管理形式各有不同。例如在一些設有地學專業的綜合性大學，管理部門設在地學專業所屬院系。而一些未設地學專業的高校，也有個別科研工作涉及地質資料的使用，在此情況下，對于地質資料的管理還處于缺位，沒有專門的管理部門負責地質資料的管理，科研人員通過申請獲得的地質資料的安全管理處于游離狀態。
2.2 發揮的作用和成效
資料檔案信息化將成為“數字校園”建設總格局中一個重要的組成部分。當前，高校的資料與檔案的信息化建設正在大力推進，數字資料檔案館的建設在國內眾多高校中如火如荼地進行著。資料檔案的數字化建設和信息化管理為高校的科研、教學和政務管理等提供了更高水平的服務，在服務高等教育的決策咨詢、宣傳教育、信息傳播、考證利用、資料開發利用和學術交流等方面發揮了重要作用。
2.3 存在的問題
雖然高校資料檔案的信息化建設都在積極推進，但是由于各種主觀和客觀因素的制約，總體上信息化程度還不高，需要加大投入和開發的力度，進一步加強和推進資料與檔案管理的信息化建設。
（1）數字化程度和信息化水平還不高。與國土資源行業部門的地質資料管理專業機構相比較，地質類高校的地質資料信息化建設還處于較低水平。有些高校還處在手工目錄查詢階段，館藏資料的數字化程度較低，還沒有構建系統化的管理體系和服務平臺，與院系和行政管理部門的在線數據鏈接與信息傳輸和服務系統還不完善。
（2）基礎建設滯后，發展能力不均衡。由于多種客觀原因和各類高校的自身發展情況不同，高校資料檔案館的建制和業務發展十分不平衡，與社會同級的資料檔案館相比，多數高校的資料檔案館在基礎設施、館藏資料數字化、信息化和服務平臺建設、業務體系構建和人力資源條件等方面存在一定的差距，特別是基礎建設的軟硬件裝備和環境亟待更新和改善，需要領導重視，增加投入，加強基礎建設。
（3）涉密安全的制約。個別高校由于科研成果資料涉及國防和國家軍事安全，涉密級別高。為了安全保密，對資料的管理還在沿用傳統的手工和物理方式，數字化、網絡化和信息化成為涉密安全的壁壘，涉密安全保障技術成為制約信息化建設的瓶頸。
3 加快高校地質資料數字化建設與信息化管理的對策與建議
如何管好、護好、用好珍貴的地質資料，是資料管理者需要認真思考的問題。高校資料檔案管理的信息化建設是一項系統工程，需要學校的重視與支持，需要學校各院系和各部門的協作，需要資料管理部門在觀念和理念上開拓創新，充分利用計算機與網絡等信息技術和手段，加快數字資料檔案館的建設。
3.1 信息化工作的核心任務是建設數字資料檔案館
數字資料檔案館是應用現代信息技術對數字資料檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并借助網絡平臺，通過信息集成管理系統，提供資料信息服務和共享利用。實現數字資料檔案館是信息化建設的目標，因此資料檔案的信息化工作應該圍繞數字檔案館建設，以數字檔案資源為對象，以計算機網絡技術為手段，將傳統的紙質資料檔案實體管理逐步發展成以各種數字資料檔案資源為對象的電子文件管理，建立資料檔案數據庫和網絡服務系統，通過集成式數字化業務工作平臺進行信息資源的數字化管理和服務。圍繞這一核心目標，近期主要任務有：館藏資料的回溯性數字化、資料目錄數據庫建設、全文資料數據庫建設、數據庫建庫指南和相關標準制定、新歸檔資料的電子文件入庫、資料檔案綜合管理信息系統建設等。
3.2 地質資料與檔案資源的數字化是信息化建設的基礎
地質資料管理的信息化建設，其首要工作是進行資料的數字化[2]。對于有些不宜數字化的個別資料與檔案，可以實現目錄的數字化。資料與檔案資源的數字化是整個信息化建設的關鍵環節和必要條件，因此要做好地質資料與檔案在收集、征集、匯交和接收過程中的數字化建設和電子文件的管理，加強與學校各院系和各部門的溝通聯系與協調合作，健全資料檔案工作網絡，對于在各種科研、教學和行政活動中形成的地質資料與工作檔案，按照有關規范要求及時進行整理、立卷、歸檔和入庫（包括實物庫和數據庫）。
3.3 信息資源的網絡運行體系是信息化建設的基本保障
網絡運行體系建設是地質資料與檔案管理信息化建設的最基本保障，數字化存儲的資料信息資源需要依靠網絡體系得以體現并發揮高效作用。局域網環境支持下的信息管理系統不僅能實現網絡查詢瀏覽等基本功能，更要具備對數字化資料的“收、管、存、用”四項主體功能，還能夠保障對資料檔案數據的導入導出和對數據的安全管理；以網絡化的方式將分散的電子資料檔案信息資源進行連接和集成，實現對分布式的資源共享和不受時間、空間限制的現代化管理，通過建立完善的信息網絡來實現資料的網絡化管理與服務。
3.4 健全地質資料信息化管理的規范化和標準化體系
標準化和規范化是數字環境下地質資料信息管理的前提條件，資料檔案信息化建設對資料檔案工作的標準化提出了更高的要求。數字化地質資料信息管理的發展方向是國際化、標準化、專業化與集成化，地質資料信息標準體系建設要具有兼容性、一致性、可持續性和動態發展性，建立和完善地質資料的規范和標準體系，包括地質資料匯交的規范、網站和數字化資料館的規范、對軟硬件系統的技術規范和元數據規范等[3]。例如在網絡化的環境下對資料檔案信息的采集，為最大限度地滿足用戶的多方面需求，實現存取海量信息的有效性，必須采用統一的數據格式和元數據標準。在文本、圖像、音頻、視頻等資料檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統一的標準規范進行制作，才能使多元的資料檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用。隨著電子政務的推行，電子公文、電子資料檔案的接收、歸檔、管理必須按照統一的標準規范進行。
3.5 提高法律意識，建立完善安全的保障制度
在資料的數字化、網絡化、信息化管理環境下，強化安全措施，建立嚴密的安全制度和保護屏障是非常重要的[4]。針對涉密資料的管理，要加強法律、法規和制度建設，形成一套職責明確、程序嚴謹、措施得力的資料檔案管理服務機制。尤其是對于大比例尺地形圖等涉密地質資料的使用和管理，嚴格執行國家的涉密資料安全保密制度，通過保密宣傳、制度約束和強化安全管理等措施，維護國家安全權益。
3.6 加強培訓，提高業務能力
地質資料規范化和信息化管理對人員業務素質提出了更高的要求，除了要具有一定的專業知識外，還必須具備計算機與網絡技術，以及熟悉和掌握開發地質資料檔案信息系統的能力。既要廣開門路吸引人才，還要對在職人員進行新技術、新方法和新理念的培訓，建立高素質高質量的專業管理隊伍。
3.7 創新思維，做好規劃，逐步推進
高校地質資料與檔案管理的信息化建設是一個與校內多部門協調配合、互動合作的系統工程[5]，基于目前地質類高校的資料管理信息化建設程度還不高，起點較低，全面建設數字資料檔案館，需要一個發展過程。首先要進行充分的調研和需求分析，學習借鑒其他單位的經驗和技術，做好信息化建設和數字資料檔案館的規劃，構建本校數字檔案館建設的架構，逐步推進高校地質資料管理與信息化建設。
4 結語
資料與檔案管理工作是高校管理工作的一個重要組成部分，在一定程度上反映了高校的現代化管理水平。加快推進資料管理信息化，建設數字資料檔案館，既是當前形勢發展的需要，也是高校資料檔案管理工作面臨的新課題和新任務，更是事業發展的趨勢。當前，地質專業類高校的資料與檔案管理信息化建設，無論在硬件基礎設施，還是系統平臺等軟環境建設方面，距離要實現的目標還存在較大的距離。地質資料管理與服務要緊隨時代的步伐，乘著國家“十二五”規劃大力發展信息化舉措的東風，突破思維約束，運用現代管理的理念和信息技術，加強組織領導，加快推進信息化建設，使高校地質資料與檔案管理水平躍上一個新的臺階。
參 考 文 獻
[1] 茹湘蘭 . 我國地質資料管理與服務信息系統建設初步設想 [J]. 國土資源信息化，2001，（4）：19 ～ 22
[2] 姜作勤 . 地質工作信息化若干問題的思考 [J]. 地質通報，2004，（23）：9 ～ 10
[3] 李裕偉 . 地礦工作信息化工程的若干基本問題 [J]. 國外地質科技，1998，（1）：1 ～ 6
[4] 李淑云，衛雙囤 . 檔案信息化建設的現狀與對策 [J]. 山西檔案，2011，（S1）：46 ～ 47
[5] 鄧琦 . 做好高校檔案信息化建設的幾點思考 [J]. 黑龍江檔案，2011，（1）：88
檔案信息化建設。
檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設。
其實就是把計算機信息技術運用到傳統檔案管理中，比如有“規檔云”這類系統就是針對檔案信息化建設的。
2002年11月發布《全國檔案信息化建設實施綱要》
2003年《電子公文歸檔管理暫行辦法》
2005年《關于加強檔案信息資源開發利用的意見》
2005年《紙質檔案數字化技術規范》
2005年《公務電子郵件歸檔與管理規則》
2005年《關于加強企業檔案信息化建設的意見》
再早就不知道了
摘要：隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產檔案管理也需做出相應的調整。而計算機在高校管理中的普遍應用正為高校房產檔案管理的信息化建設準備了條件，利用信息化管理手段來管理房產檔案，是提高高校房產管理水平的一個重要途徑。本文從高校建立房產檔案信息化管理的困難入手，探討了房產檔案管理的信息化建設的具體措施。
高校房產管理是高等學校的房管部門對學校房屋財產、教職工住房以及與之相關一系列事務進行的管理工作，是高校管理機構的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產檔案，是學校房產管理部門在房產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產歷史記錄，是房產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。隨著計算機在高校管理中的普遍應用，如何將現代信息處理技術與房產檔案管理相結合，提高房產檔案的利用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產檔案信息化管理的困難
1.1領導重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產檔案管理信息化進一步發展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，依然習慣于傳統的管理觀念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。
1.2技術手段落后目前很多高校房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯網的認知度、參與度等都遠低于其它行業。大多數高校的房產管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業素質不高目前高校的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網絡化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產檔案管理的信息化建設
2.1提高對檔案管理信息化建設的認識要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義。科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。房產檔案信息化是現代社會進步發展的客觀要求，房產檔案作為社會信息業的組成部分也必須朝著現代化的方向發展，否則就不能適應社會發展的要求。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進房產檔案館數字化進程實現房產檔案館數字化是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產檔案館，首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。開放數字房產檔案館的建立必將會進一步提升房產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。
2.3完善房產檔案信息歸集、檢索系統為了全面、準確地收集信息，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統；原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產檔案數據庫。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于高校房產交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2.4建立準確的房地產檔案數據分析系統房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。
3．小結
房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產管理工作人員的投入。降低了聯系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
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